В організаційній практиці працівники, особливо продавці, несуть десятки витрат на малий бізнес: пальне, проїзд, проживання, зустрічі з підрядниками та навчання. Деякі з цих витрат оплачуються за допомогою корпоративної картки, інші — за рахунок особистих коштів працівника, а документація різна: іноді це рахунок-фактура для компанії, іноді особистий рахунок-фактура, іноді лише квитанція без ідентифікаційного номера платника податків (NIP), а в крайніх випадках — не більше ніж підтвердження банківського переказу, оскільки доказ покупки втрачено. Це викликає практичне, але водночас фінансово значуще питання: чи може компанія вирахувати такі задокументовані витрати зі своїх податково-відрахованих витрат?
Директор Національної податкової інформаційної служби розглянув це питання в індивідуальному податковому рішенні, виданому 5 січня 2026 року (довідковий номер 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG), визнавши позицію заявника правильною. Рішення узгоджується з усталеним та сприятливим для платників податків тлумаченням, а також роз'яснює кілька питань, які досі викликають питання у повсякденній бухгалтерській практиці.
Факти: звіт про витрати на рахунок-фактуру
У компанії запроваджено внутрішню політику врегулювання витрат, що базується на спеціальній фінансовій та бухгалтерській системі. Працівники створюють звіт про витрати, заповнюють деталі транзакції (тип та опис витрат, постачальника, бізнес-обґрунтування) та додають документ, що підтверджує витрати (скан або фотографію паперового документа).
Однак ключовим було перерахування чотирьох категорій документів, які працівник може використовувати для документування витрат:
- рахунок-фактура або бухгалтерська накладна, видана на ім'я працівника;
- квитанція без даних працівника та без ідентифікаційного податкового номера компанії;
- підтвердження оплати разом із заявою працівника – коли первинний документ був втрачений або знищений, а платіж було здійснено особистою карткою або з особистого рахунку;
- сама заява працівника – коли документ відсутній, а витрати були оплачені готівкою.
Компанія заздалегідь припускала, що всі відповідні витрати були фактичними та остаточними, пов'язаними з господарською діяльністю та не підпадали під дію статті 16, розділу 1 Закону про податок на прибуток підприємств.
Чи вираховуються витрати з оподаткування?
Відповідно до статті 15, розділу 1 Закону про податок на прибуток підприємств, витрати, що відраховуються з оподатковуваного доходу, – це витрати, понесені для отримання доходу з джерела доходу або для підтримки чи забезпечення цього джерела, за винятком витрат, перелічених у статті 16, розділі 1. У виданому тлумаченні орган влади вказав шість умов, яким повинні відповідати кожні витрати:
- були понесені платником податків і зрештою обтяжують його активи;
- є остаточним, тобто його вартість жодним чином не була повернута платнику податків;
- пов'язано з веденою підприємницькою діяльністю;
- служить для отримання, збереження або забезпечення доходу;
- було належним чином задокументовано;
- не включено до каталогу пункту 1 статті 16 Закону про податок на прибуток підприємств.
У сфері відшкодування витрат працівникам перші дві умови іноді називають проблематичними. Орган влади вирішив ці сумніви: оскільки компанія відшкодовує працівнику понесену суму та не отримує жодного зовнішнього відшкодування, вона несе економічний тягар витрат. Таким чином, умови понесення витрат платником податків та остаточності виконано.
Як документально підтвердити вартість?
Найважливіша частина рішення стосується п'ятої вимоги, а саме належного документування. Закон про податок на прибуток підприємств не містить власних правил документування економічних подій. Натомість він посилається на Закон про бухгалтерський облік.
З цієї структури авторитет вивів тезу, яка є практичним ключем до всієї інтерпретації: бухгалтерський документ, придатний для відображення витрат у бухгалтерському обліку, також придатний для цілей податку на прибуток. Іншими словами, якщо документ відповідає стандартам бухгалтерського обліку та точно відображає господарську операцію, він також є достатнім для цілей податку на прибуток підприємств.
Чотири категорії документів – чому їх усі приймали
Квитанція без ідентифікаційного податкового номера (NIP), підтвердження оплати з терміналу або виписка з банківського рахунку не є рахунками-фактурами, але вони можуть служити бухгалтерським доказом: зовнішнім доказом третьої сторони або, у випадку декларації, внутрішнім доказом, підготовленим відповідно до принципів бухгалтерського обліку. Закон про бухгалтерський облік також дозволяє заміну доказів, виданих до отримання зовнішнього джерела доказів, що влучно описує ситуацію втраченого документа. Варто також зазначити, що орган влади підтвердив допустимість електронних документів.
Чого не визначає тлумачення
Тлумачення сприятливе, але його не можна тлумачити надто широко.
По-перше, орган влади не оцінив, чи конкретні витрати становили витрати, що відраховуються з оподатковуваного доходу. Компанія припустила, що вимоги статті 15, розділу 1, були виконані, і що витрати не були перелічені у статті 16, розділі 1. Це припущення ґрунтувалося на фактичних обставинах, а не на предметі рішення. Таким чином, тлумачення стосується питання документації, а не класифікації самих витрат. Класичні статті зі статті 16 (наприклад, представницькі витрати) все ще потребують окремого аналізу, незалежно від документа, що їх підтверджує.
По-друге, прийняття «м’яких» доказів, таких як декларації та підтвердження платежів, не звільняє платника податків від вимоги достовірності. Декларація працівника є рішенням для виняткових ситуацій (таких як втрачені або знищені документи), а не стандартним методом документування. У будь-якому випадку, платник податків несе тягар доказування зв’язку між витратами та доходом.
По-третє, документація для цілей ПДВ та ПДВ має бути розділена. Чек без ідентифікаційного податкового номера покупця (NIP) може бути достатнім для цілей ПДВ, але він не дає платнику податків права на відрахування вхідного податку за загальними правилами. Документація для одного податку не визначає наслідків для іншого. Ставка податку на другий податковий рік знижується до 20% для прибутку, розподіленого шляхом вирішення справи в наступному році, після втрати цього статусу. Однак, ставка податку буде скоригована до вищої ставки пізніше.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 10 липня 2026 року.
Автор/редактор серії:
