З 1 квітня 2026 року Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) стане обов'язковим стандартом майже для кожного бізнесу. Це матиме ключові процесуальні наслідки у спорах щодо стягнення боргів. KSeF – це інструмент, який за умови ефективного використання може стати дієвим союзником у боротьбі за фінансову ліквідність шляхом посилення системи стягнення боргів.
Кінець суперечок щодо доставки рахунків-фактур
Найпоширенішим аргументом боржників у справах про оплату є оскарження отримання рахунку-фактури або дати її доставки. У системі KSeF цей аргумент зникає. Рахунок-фактура вважається доставленим, коли система присвоює йому унікальний ідентифікаційний номер.
З процесуальної точки зору це означає презумпцію вручення, яку не можна спростувати свідченнями свідків або «збоєм поштового сервера компанії». Це величезна зручність для кредитора – термін погашення позову та дата, з якої нараховуються відсотки за прострочення платежу в комерційних операціях, стають об’єктивними та легкодоказовими в суді.
Структурований рахунок-фактура як офіційний документ?
Хоча рахунок-фактура, виданий через систему KSeF, залишається приватним документом, засвідчення державною системою надає йому певної автентичності, яку важко оскаржити. У спрощених провадженнях або платіжних наказах, де швидкість отримання виконавчого листа є вирішальною, система KSeF усуває формальні помилки (наприклад, друкарські помилки в ідентифікаційному податковому номері (NIP), неправильні ставки ПДВ), які часто перешкоджали судовому провадженню.
Єдиний стандарт даних також дозволяє автоматизувати вимоги до оплати. Фінансові та бухгалтерські системи, інтегровані з KSeF, можуть відстежувати дебіторську заборгованість у режимі реального часу та ініціювати процедури стягнення боргів без залучення бухгалтерів, починаючи з дня після дати платежу.
Пастки, до яких має бути готовий бізнес
Однак, запровадження KSeF не лише спрощує справи. Нова правова реальність несе ризики, які вимагають перегляду чинних угод.
Рахунок-фактура, внесений до системи KSeF, стає частиною правової системи. Якщо підрядник виставляє рахунок-фактуру за послугу, яка не була виконана або має дефекти, одержувач повинен негайно відреагувати. Система KSeF не дозволяє відхиляти рахунок-фактуру. Щоб уникнути звинувачень у визнанні боргу через невідхилення рахунку-фактури, одержувачам потрібно буде вжити заходів поза системою, наприклад, надіслати електронного листа емітенту рахунку-фактури з проханням про виправлення.
Крім того, впровадження KSeF вимагає оновлення договорів. Більшість чинних договорів містять стандартні пункти про оплату, такі як: «Кінцевий термін оплати становить X днів з дати доставки паперового/електронного рахунку-фактури на адресу/електронну адресу зареєстрованого офісу». Ці положення втратять чинність після 1 квітня 2026 року, а в крайніх випадках стануть спірними. Їх слід замінити пунктами, що відповідають стандарту KSeF.
«Graś i Wspólnicy» пропонує комплексну підтримку в аудиті та оновленні договорів, а також адаптації пунктів оплати до стандартів KSeF, забезпечуючи повну безпеку процесів для вашої компанії. Якщо вам потрібна допомога в удосконаленні вашої системи стягнення боргів або впровадженні процедур, пов'язаних з KSeF, будь ласка, зв'яжіться з нами.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Правовий статус станом на 19 березня 2026 року.
Автор:
