Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) є найфундаментальнішою зміною в національній економічній системі з моменту запровадження Стандартного аудиторського файлу (SAF), оцифровуючи ключовий бізнес-процес. Це зобов'язання застосовуватиметься до широкого кола підприємств з 1 квітня 2026 року. Хоча реформа має національний характер, її впровадження викликає значні питання та потенційні труднощі для компаній, що працюють на міжнародному рівні. Розуміння нових правил має вирішальне значення не лише для дотримання нормативних вимог, але й для підтримки безперебійного та ефективного функціонування торговельних відносин з іноземними партнерами.
2.0 Асиметрія обов'язків: ключова різниця між вхідним та вихідним виставленням рахунків
Принципом, що регулює KSeF у міжнародній торгівлі, є асиметрія зобов'язань, яка залежить від напрямку транзакції. На практиці це означає, що спосіб отримання польськими підприємцями рахунків-фактур від іноземних організацій залишається незмінним. Якщо іноземний контрагент не ідентифікований для цілей ПДВ у Польщі та не має польського ідентифікаційного податкового номера (NIP), документи, які він видає, не підлягають реєстрації в KSeF. Ці рахунки-фактури все ще можна надсилати у традиційному форматі, наприклад, у вигляді PDF-файлу електронною поштою або у друкованому вигляді.
Ситуація зовсім інша, коли польський підприємець виставляє рахунок-фактуру іноземному підряднику. Оскільки польські законодавці мають юрисдикцію над польськими платниками податків, правила в цій сфері є суворими та становлять основу проблем, пов'язаних із впровадженням Національного податкового та митного кодексу. Розуміння цієї дихотомії є відправною точкою для належного виконання нових зобов'язань, що покладаються на польських експортерів.
Коли і як виставити рахунок-фактуру іноземному підряднику?
Для польських підприємців, які виступають продавцями, правило чітке: обов'язок використовувати систему KSeF визначається їхнім статусом польського платника ПДВ. На практиці це означає, що майже кожен рахунок-фактура, що документує експорт товарів або внутрішньоспільнотне постачання товарів (ICS), має пройти через систему KSeF.
Такий підхід створює подвійне навантаження для польського підприємця. Рахунок-фактура має бути згенерований у структурованому форматі (XML) та належним чином поданий до KSeF для затвердження та присвоєння ідентифікаційного номера. Однак, оскільки іноземний покупець не має технічного чи юридичного доступу до KSeF, польський продавець повинен надати йому доступ до документа іншим способом. Можливі кілька способів доставки рахунків-фактур:
◦ надсилання візуалізації рахунку-фактури у форматі PDF.
◦ доставка традиційного паперового рахунку-фактури.
◦ надання посилання, що містить візуалізацію рахунку-фактури з QR-кодом, що дозволяє його відобразити.
Підсумовуючи, основне правило вимагає від польського підприємця виставити рахунок-фактуру іноземному підряднику через KSeF, якщо тільки на цю транзакцію не поширюється одне з законодавчих виключень.
Коли KSeF не потрібен для іноземних операцій?
Зобов'язання використовувати KSeF не є абсолютним, і законодавець передбачив кілька важливих винятків, які безпосередньо застосовуються до міжнародної торгівлі. Розуміння цих винятків, визначених у статті 106ga, розділі 2 Закону про ПДВ, має вирішальне значення для оптимізації процесів та уникнення зайвого адміністративного навантаження. Польські підприємці звільняються від обов'язку виставляти структурований рахунок-фактуру у таких випадках:
• продажі іноземним фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності. У випадках операцій з іноземним споживачем рахунок-фактура може бути виставлений та доставлений безпосередньо клієнту в паперовому або електронному вигляді, повністю минаючи KSeF.
• продажі за спеціальними процедурами ЄС. Це зобов'язання не поширюється на операції, що розраховуються за процедурою єдиного вікна для сплати ПДВ (VAT OSS) та іншими процедурами ЄС.
В обох ситуаціях польські підприємці уникають необхідності створювати структурований рахунок-фактуру, що значно спрощує процес. Хоча ці законодавчі винятки пропонують певне спрощення, у більшості транзакцій B2B польським експортерам доведеться зіткнутися з новою, двоколійною операційною реальністю, яка несе з собою низку труднощів.
Ключові операційні виклики:
Польські компанії будуть змушені одночасно використовувати KSeF для цілей внутрішньої звітності та підтримувати традиційні канали зв'язку (електронна пошта, пошта) для доставки рахунків-фактур іноземним партнерам.
Можливо, знадобиться пояснити іноземним одержувачам особливості нового формату рахунку-фактури. Це можливість зміцнити довіру, надавши чіткі інструкції щодо читання документа (наприклад, за допомогою візуалізації QR-коду) та вирішивши будь-які формальні питання.
Крім того, більші торговельні партнери, які використовують автоматизовані системи, можуть сприймати необхідність ручної обробки рахунків-фактур у нестандартних форматах як ризик. Прозора комунікація та спільна розробка рішень матимуть тут вирішальне значення.
Також важливо пам’ятати, що пакет ЄС ViDA (ПДВ у цифрову епоху) передбачає, що всі держави-члени використовуватимуть структуровані рахунки-фактури до 2030 року, а системи країн ЄС будуть синхронізовані у 2035 році. Тому існує висока ймовірність того, що країна вашого партнера вже використовує структуровані рахунки-фактури або готується до впровадження цієї системи у вашій країні.
Зрештою, опанування KSeF у міжнародній торгівлі – це не просто технічне завдання, а й випробування операційної ефективності та стратегічного передбачення. Проактивна підготовка, особливо протягом початкового періоду нових правил, є ключовим важелем мінімізації ризику збоїв.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 2 лютого 2026 року.
Автор/редактор серії:
