Національна система електронних рахунків-фактур вже є звичною для більшості платників податків, але її завершальний етап ще попереду. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило, що працює над поправкою до Закону про ПДВ, яка продовжить термін дії безштрафного періоду за помилки під час застосування Національної системи електронних рахунків-фактур до 31 грудня 2027 року. Це оголошення збіглося з кількома змінами, які вплинуть на виставлення рахунків-фактур з 1 січня 2027 року.
Відстрочка сплати штрафів не є відстрочкою виконання зобов'язання
За виставлення рахунку-фактури поза межами Національного податкового та фінансового реєстру (KSeF), незважаючи на існуюче зобов'язання, керівник податкової служби може накласти штраф у розмірі до 100% податку, зазначеного у рахунку-фактурі, або до 18,7% від загальної суми, що підлягає сплаті, для рахунку-фактури, що не оподатковується. Штрафи також застосовуються за використання виняткових процедур, підготовку рахунку-фактури невідповідно до шаблону та несвоєчасне подання його до системи. Згідно з чинними правилами, ці штрафи застосовуватимуться з 1 січня 2027 року, але пропозиція міністерства відкладає цю дату на один рік, до 2028 року.
Міністерство фінансів наголошує, що відтермінування санкцій не означає звільнення від зобов'язання. У 2027 році податкова адміністрація в першу чергу підтримуватиме підприємців та нагадуватиме їм про їхні зобов'язання, але також реагуватиме на рахунки-фактури, виставлені поза Національною податковою та фінансовою системою (KSeF), якщо вони не підпадають під законодавчі винятки, та розслідуватиме, чи призводить недотримання вимог системи до неточних податкових розрахунків.
Фінансовий штраф – це лише один із можливих наслідків. Документ, виданий поза системою, де діє KSeF, не є структурованим рахунком-фактурою у значенні Закону. Це може викликати сумніви у покупця щодо відрахування ПДВ та збільшує ризик заперечень під час перевірки, навіть якщо фінансовий штраф не накладено.
Також важливо пам’ятати, що оголошення ще не є законом. Міністерство лише починає розробляти законопроект, а до 1 січня 2027 року залишилося трохи більше трьох з половиною місяців. Протягом цього часу зміни мають пройти розгляд уряду, Сейму та Сенату, а також бути підписані Президентом. Поточна дата залишається чинною до набрання чинності поправки. Тому доцільно планувати впровадження так, ніби штрафні санкції почнуться в січні, а будь-яку затримку розглядати як запас міцності.
Кінець перехідних періодів 1 січня 2027 року.
Найбільші платники податків увійшли до системи 1 лютого 2026 року, більшість інших – 1 квітня, тоді як найменші платники податків, чий щомісячний обсяг продажів, підтверджений рахунками-фактурами, не перевищує 10 000 злотих брутто, почнуть виставляти рахунки-фактури в системі KSeF з 1 січня 2027 року. До кінця 2026 року вони можуть виставляти паперові або PDF-рахунки-фактури поза системою. На практиці це включатиме невеликі індивідуальні підприємці та платників податків, звільнених від сплати ПДВ.
Другою групою, на яку особливо вплине зміна, є суб’єкти господарювання, що здійснюють продаж через касові апарати. До 31 грудня 2026 року стаття 145n Закону про ПДВ дозволяє виставляти рахунки-фактури за допомогою касових апаратів та розглядати чеки з ідентифікаційним податковим номером покупця (NIP) на суму до 450 злотих брутто або 100 євро як спрощені рахунки-фактури. Цей перехідний період закінчується 1 січня 2027 року, а змінена стаття 111, параграф 3a, пункт 1 означає, що касові апарати більше не використовуються для виставлення рахунків-фактур, тому чеки з NIP більше не вважаються спрощеними рахунками-фактурами. Продажі платникам ПДВ, зареєстровані в касі, навіть якщо вони не перевищують 450 злотих, повинні будуть бути задокументовані структурованим рахунком-фактурою в Національному реєстрі продажів та послуг (KSeF). Це стосується роздрібної торгівлі, ресторанів, гаражів, автозаправних станцій та послуг, тобто скрізь, де бізнес-клієнти запитують NIP на чеку. Тут потрібно забезпечити інтеграцію касового апарату або системи продажів з KSeF, оскільки простої видачі чека вже буде недостатньо.
Номер KSeF в платіжній інформації
З 1 січня 2027 року для платежів між активними платниками ПДВ, включаючи перекази розділених платежів, потрібен буде номер KSeF рахунку-фактури відповідно до статті 108g Закону про ПДВ. Це дозволить податковій адміністрації пов’язати конкретний рахунок-фактуру з конкретним переказом.
Ця вимога може здатися косметичною, але вона впливає на процес оплати, а не лише на виставлення рахунків. Номер KSeF має бути доступний на момент переказу, що для багатьох компаній означає зміну процедур затвердження рахунків, інтеграцію бухгалтерської системи з банківською системою або адаптацію файлів масових платежів. Варто перевірити це в четвертому кварталі, а не в перший тиждень січня.
Пакет покращень
Після консультацій з бізнес-організаціями та податковими консультантами Міністерство фінансів підготувало пакет із семи покращень, які мають набути чинності з 1 січня 2027 року. Вони мають переважно технічний характер, але деякі з них також важливі для організації роботи всередині компанії.
Додаток «Платник податків» дозволить позначати рахунки-фактури статусами, такими як «у реєстрацію», «уточнюється» або «не у реєстрацію», що сприятиме організації бухгалтерських документів. Токени, термін дії яких закінчувався наприкінці 2026 року, залишатимуться у використанні, а термін їхньої дії можна буде встановити від одного до 365 днів з можливістю автоматичного поновлення за згодою власника. Це важливо для компаній, які покладалися на токени для інтеграції з KSeF та були стурбовані перебоями в обслуговуванні.
Ще однією новою функцією є можливість доповнювати рахунки-фактури бізнес-контекстом, пов’язуючи їх із проектами, категоріями витрат або операційними подіями. Ці дані зберігатимуться в самому KSeF, а не у файловій структурі XML. Рішення покликане розширити аналітичні можливості, а також дозволити податковим органам краще аналізувати фінансові потоки.
Міністерство також оголошує про вищі ліміти для запитів API, що важливо головним чином для організацій, які обробляють сотні тисяч документів на місяць, та можливість повідомляти про підозрілі рахунки-фактури та спроби шахрайства безпосередньо через API.
Як використовувати додатковий час
Якщо відтермінування штрафів буде підтверджено, 2027 рік стане часом для оптимізації процесів, а не їх відкладення. По-перше, варто дослідити, які документи продажу зараз створюються поза основною системою виставлення рахунків, особливо на касах, в інтернет-магазинах та в галузевих системах. Далі необхідно перевірити повноваження співробітників та бухгалтерій, а також процедури на випадок збою системи. Це також включає підготовку платежів з номером KSeF та перевірку договорів з підрядниками щодо способів доставки рахунків та відповідальності за помилки. Також гарною практикою є документування вжитих заходів, оскільки це продемонструє належну перевірку у разі аудиту.
Таким чином, зміни до Національної комісії з цінних паперів та бірж (KSeF) мають два рівні. Перший – це оголошення про більш м’який режим санкцій, який все ще очікує на прийняття. Другий – це жорсткі зміни, що набудуть чинності 1 січня 2027 року та не залежать від цієї поправки. Компанії, які підготуються до обох, увійдуть у новий рік без стресу, незалежно від долі законопроекту в парламенті
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 18 вересня 2026 року.
Автор/редактор серії:
