Koronawirus: zapobieganie w zakładzie pracy – praca zdalna

12.03.2020 | COVID

Koronawirus: zapobieganie w zakładzie pracy – praca zdalna. Pracodawco, pamiętaj o wdrożeniu niezbędnych procedur!

Szanowni Państwo,
w związku z wystąpieniem w Polsce zachorowań na koronawirusa (COVID-19) oraz możliwością polecenia pracownikom wykonywania pracy zdalnej, pragniemy zwrócić Państwa uwagę na obowiązki wdrożenia niezbędnych procedur w organizacji.
Na wstępie należy przypomnieć, że możliwość polecenia pracownikowi pracy zdalnej wynika wprost z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Co istotne, polecenie pracy zdalnej nie wymaga zgody pracownika (odmiennie jak w przypadku wprowadzenia telepracy). Polecenie pracy zdalnej jest poleceniem służbowym i pracownik ma obowiązek jego wykonania.

Przepis ten nadaje pracodawcom uprawnienie, aby pracownicy wykonywali swoją pracę poza miejscem pracy, na przykład w domu. Przy czym wydanie polecenia służbowego nie jest wystarczające. Należy pamiętać, że stosując rozwiązanie pracy zdalnej, konieczne jest wdrożenie niezbędnych procedur uwzględniających obowiązki wynikające z innych przepisów prawa, w szczególności należy wdrożyć politykę pracy zdalnej oraz systemu informatycznego, która dotyczy również zachowania bezpieczeństwa w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Polityka pracy zdalnej zapewni Państwa organizacji wykonanie obowiązków na gruncie RODO oraz zapewni ochronę w przypadkach pracy zdalnej przed wypływem danych na zewnątrz przedsiębiorstwa. Praca zdalna wiąże się z szeregiem ryzyk m.in. ryzykiem utraty wrażliwych danych, kradzieżą haseł, danych i plików z komputera pracownika, możliwością przyniesienia trojanów i wirusów czy pirackim oprogramowaniem. Należy zwrócić uwagę na konieczność łączenia się wyłącznie z zabezpieczoną siecią internetową. Polityka pracy zdalnej i systemu informatycznego ureguluje dla Państwa te kwestie.

Aby zadbać o należytą staranność w ramach pracy zdalnej należy wdrożyć procedurę odbioru i zdania dokumentów, nośników danych (dyski, pen drive) oraz sprzętu elektronicznego. Relacja pracodawca- pracownik powinna opierać się na dobrej komunikacji – przekazania informacji koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, określenia jasnych celów do efektywnego zrealizowania zadań za pomocą właściwych narzędzi.

Na Państwa życzenie jesteśmy w stanie przygotować:

  1. Zarządzenie o wprowadzeniu pracy zdalnej w organizacji bądź pisemnego polecenia pracy zdalnej,
  2. Politykę pracy zdalnej i pracy w systemie informatycznych,
  3. Protokół zdawczo odbiorczy przekazania danych i sprzętu elektronicznego w celu pracy zdanej,
  4. Instrukcje dotyczące zasad postępowania w zakładzie pracy w związku z ryzykiem zarażenia koronawirusem,
  5. Dokumentację związaną z możliwością odroczenia terminu zapłaty składek na ZUS,
  6. Indywidualne opracowania odpowiedzi na pytania prawne pojawiające się w Państwa organizacji w związku z koronawirusem.

W przypadku zainteresowania opieką w przygotowaniu stosownych procedur prosimy o skontaktowanie się z adwokatem dedykowanym dla obsługi Państwa przedsiębiorstwa lub:
adwokatem Mateuszem Grosickim – m.grosicki@kglegal.pl +48 506 367 109
aplikantem adwokackim Michałem Kołtunowiczem – m.koltunowicz@kglegal.pl +48 505 028 502

Kancelaria Kijewski Graś monitoruje dynamiczny rozwój sytuacji związanej z rosnącym zagrożeniem koronawirusem. W najbliższych tygodniach firmy będą stawiane przed trudnymi wyborami i decyzjami, których podjęcie może mieć znaczenie dla ich praw i obowiązków. Dlatego naszym Klientom umożliwiamy telefoniczny kontakt z prawnikami Kancelarii, ograniczając jednocześnie bezpośrednie spotkania. Prosimy o skontaktowanie się z adwokatem dedykowanym dla obsługi Państwa przedsiębiorstwa i zleconych spraw.

Prawnicy będą udzielać porad związanych z bieżącym funkcjonowaniem oraz realizacją postanowień specustawy dotyczącej zwalczania koronawirusa.

Na bieżąco sprawdzamy regulacje prawne dotyczące powstałej sytuacji i staramy się dobrać właściwe rozwiązania prawne. Monitorujemy decyzje sądów o zamknięciu czytelni czy odwoływaniu rozpraw. Analizujemy komunikaty władz i ich wpływ na działalność przedsiębiorców.

Jak wprowadzić pracę zdalną? Czy umowa może być zagrożona? Czy odbędzie się moja rozprawa? Jeżeli nurtują Was te pytania, jesteśmy do dyspozycji.

Zapraszamy do kontaktu email przez adres biuro@kglegal.pl lub telefonicznego pod naszym numerem +48 22 856 36 60. Można także kontaktować się bezpośrednio z prawnikami, którzy prowadzą Państwa sprawy.

Kancelaria funkcjonuje normalnie.

Mateusz Grosicki

Adwokat / Attorney