Кінцевий термін впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSEF) швидко наближається. Система буде електронною, тобто вона має спростити та пришвидшити розрахунки між контрагентами. Також здається, що електронний означає автоматизований, тобто він не потребує активної участі людини. Все буде оброблятися всередині системи. Однак, під час виставлення структурованих рахунків-фактур людський фактор є вирішальним. Щоб система виставила та надіслала рахунок-фактуру, хтось (людина) повинен ввести найважливіші дані. Це викликає питання: хто вводитиме ці дані, тобто хто матиме доступ до KSEF?
На це питання немає однозначної відповіді. Все залежить від того, хто є платником податків.
КСеФ у JDG
Якщо ФОП виписує рахунок-фактуру, він входить у систему, де має повні повноваження. Він може отримувати та виписувати рахунки-фактури. Такий ФОП входить у систему, використовуючи довірений профіль, mObywatel або онлайн-банкінг.
KSeF у компанії
Однак, у випадку компанії, необхідно призначити особу для авторизації рахунків-фактур. Такий дозвіл надається за допомогою форми ZAW-FA. Форму можна подати в електронному або паперовому вигляді. Ця особа діятиме від імені компанії в системі. Крім того, компанія може придбати електронну печатку з ідентифікаційним податковим номером (NIP) для входу в систему. У цьому випадку подавати форму ZAW-FA не потрібно.
Після входу підприємства або компанії в KSeF вони можуть використовувати свої існуючі дозволи. Користувачам може бути надано дозвіл на виставлення та отримання рахунків-фактур, керування дозволами та самостійне виставлення рахунків. Платники податків також можуть надавати дозвіл на виставлення та отримання рахунків-фактур для інших користувачів.
KSeF та бухгалтерія
Якщо в мене є договір з бухгалтерською фірмою, чи вони все за мене зроблять?
Відповідь проста. Якщо ви хочете, щоб бухгалтерська фірма мала доступ до рахунків-фактур або могла виставляти рахунки-фактури, ви повинні надати відповідні дозволи. Вони не матимуть доступу автоматично. Усі дозволи мають бути надані незалежно від наявності договору. Ви можете призначити бухгалтерську фірму або конкретного бухгалтера уповноваженою особою. Якщо ви уповноважуєте бухгалтерську фірму, то доступ до рахунків-фактур буде надано лише тим особам, яким бухгалтерська фірма надала дозволи. Ви також можете надати дозволи конкретному бухгалтеру. Якщо обсяг дозволів включає керування дозволами, вони можуть надавати доступ і іншим особам.
Незважаючи на це, компанії, які не мають електронної печатки, можуть надавати дозволи за формою ZAW-FA.
Що слід пам'ятати
Якщо ми хочемо, щоб хтось інший (бухгалтер або бухгалтерська фірма) керував KSeF, нам потрібно надати відповідні дозволи. Передача наших облікових даних, таких як логін і пароль для довіреного профілю або надання доступу до mObywatel (mCitizen), – не найкраща ідея (не кажучи вже про дозвіл входу через нашу банківську систему). Крім того, нам потрібно знати, хто має доступ до наших рахунків-фактур. Якщо ми змінюємо бухгалтерію (незалежно від того, чи маємо ми бухгалтерський відділ, чи користуємося зовнішнім сервісом), нам слід пам’ятати про скасування доступу для всіх, з ким ми більше не працюємо.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 10 листопада 2025 року.
Автор/редактор серії:
