Od 1 października 2025 roku obowiązuje w całej Polsce ogólnokrajowy system kaucyjny. Większość z nas kojarzy go głównie z perspektywy ekologicznej – zbieraniem butelek i puszek w celu promowania recyklingu. Jednak pod powierzchnią tej prośrodowiskowej inicjatywy kryje się zaskakująco złożona warstwa podatkowa, która wpływa zarówno na przedsiębiorców, jak konsumentów.
Przepisy dotyczące rozliczania podatku VAT od kaucji odchodzą od standardowych, transakcyjnych modeli opodatkowania. Zamiast obciążać cały łańcuch dostaw, ustawodawca postawił na nowatorskie podejście, które dla niektórych może być skomplikowanym obowiązkiem.
Tylko jeden podmiot w całym łańcuchu zapłaci VAT
Najważniejszą zmianą jest radykalne uproszczenie dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za rozliczenie podatku VAT od niezwróconych opakowań. Nowe zasady stanowią, że obowiązek ten spoczywa wyłącznie na podmiocie wprowadzającym produkty w opakowaniach na napoje na rynek, czyli na producencie lub importerze.
Oznacza to, że cały łańcuch pośredników – od hurtowni po sklepy detaliczne – zostaje całkowicie zwolniony z tego obowiązku. Mimo że podmioty te będą fizycznie pobierać i zwracać kaucję, nie będą musiały martwić się o jej ewidencjonowanie i rozliczanie dla celów VAT. To fundamentalne odejście od standardowego modelu, w którym VAT jest naliczany na każdym etapie obrotu. Takie rozwiązanie zdejmuje obowiązku z mniejszych firm i rozwiązuje kluczowy problem logistyczny: lokalny sklep przyjmujący zwroty nie ma możliwości ustalenia, który producent pierwotnie sprzedał daną butelkę. Tradycyjny model VAT byłby w tej sytuacji operacyjnie niewykonalny. Dzięki centralizacji odpowiedzialności podatkowej system staje się realny do wdrożenia w dziesiątkach tysięcy punktów sprzedaży.
Kto jest podatnikiem a kto płatnikiem
Kolejna nietypowa zasada dotyczy podziału ról podatkowych. Przepisy wprowadzają jasne rozróżnienie między podatnikiem (podmiotem zobowiązanym do rozliczenia podatku) a płatnikiem (podmiotem odpowiedzialnym za fizyczną wpłatę podatku do urzędu skarbowego).
W tym modelu to wprowadzający (producent/importer) jest podatnikiem, na którym ciąży zobowiązanie podatkowe. Jednak funkcję płatnika pełni podmiot reprezentujący, czyli operator systemu kaucyjnego. To właśnie on jest zobowiązany do obliczenia należnego VAT od niezwróconych kaucji i przelania go na konto urzędu skarbowego.
Ten podział ma na celu zabezpieczenie dochodów budżetowych. Podmiot reprezentujący fizycznie dysponuje środkami z niezwróconych kaucji, a zatem uczynienie go płatnikiem gwarantuje, że podatek jest wpłacany bezpośrednio ze źródła. Minimalizuje to ryzyko nieściągalności należności dla państwa. Wpłata jest dokonywana na indywidualny mikrorachunek podatkowy należący do konkretnego wprowadzającego. Co istotne, to na podmiocie reprezentującym spoczywa obowiązek pozyskania numeru tego mikrorachunku od każdego producenta, z którym współpracuje. Można go sprawdzić używając generatora mikrorachunku podatkowego na stronie Ministerstwa Finsnów (Generator mikrorachunku podatkowego).
Rozliczenie VAT raz do roku
W przeciwieństwie do standardowych miesięcznych lub kwartalnych rozliczeń VAT, podatek od niezwróconych kaucji będzie rozliczany w trybie rocznym i ze znacznym opóźnieniem. Proces ten nie odbywa się na bieżąco, lecz jest finalizowany tylko raz w roku.
Podstawą do obliczeń jest różnica między liczbą opakowań wprowadzonych na rynek a liczbą opakowań zwróconych do systemu do 31 grudnia danego roku. Co kluczowe, wprowadzający nie musi rozliczać tego podatku natychmiast. Zobowiązany jest do rozliczenia w deklaracji VAT (pliku JPK) za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku. Oznacza to, że rozliczenie za cały rok zostanie ujęte w JPK za styczeń (składanym do 25 lutego) lub za I kwartał (składanym do 25 kwietnia) kolejnego roku.
To rozwiązanie daje wszystkim stronom czas na zebranie i zweryfikowanie kompletnych danych z całego roku kalendarzowego, zanim powstanie ostateczne zobowiązanie podatkowe. Warto jednak zaznaczyć, że dla pierwszego roku funkcjonowania systemu przewidziano wyjątek: rozliczenie za 2025 rok dla podatników rozliczających VAT miesięcznie zostanie dokonane w deklaracji za luty 2026 r., składanej do 25 marca 2026 r., co daje dodatkowy miesiąc na wdrożenie procedur.
Niezwrócona kaucja to kwota brutto
Sposób obliczania samego podatku również odbiega od intuicji. Przepisy stanowią, że łączna wartość kaucji od niezwróconych opakowań na koniec roku jest traktowana jako kwota brutto, czyli kwota zawierająca już w sobie podatek VAT. Oznacza to, że aby obliczyć należny podatek, należy go “wyliczyć wstecz” (metodą “w stu”).
Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że stawka VAT musi odpowiadać stawce podatku na produkt, który pierwotnie znajdował się w opakowaniu. Jeśli producent sprzedaje zarówno soki (opodatkowane 5% VAT), jak i napoje gazowane (opodatkowane 23% VAT), musi dokonać odrębnych obliczeń dla każdej grupy produktów. W sytuacji, gdy nie da się przyporządkować opakowania do konkretnego produktu, stosuje się klucz proporcjonalności oparty na strukturze sprzedaży.
W poniższym przykładzie posłużymy się ustaloną kwotą kaucji w wysokości 0,50 zł, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska. Załóżmy, że na koniec roku nie wróciły:
Opakowania po sokach (stawka VAT 5%)
- Liczba niezwróconych opakowań: 50 szt.
- Wartość kaucji brutto: 50 x 0,50 zł = 25,00 zł
- Należny podatek VAT: 1,19 zł
Opakowania po napojach (stawka VAT 23%)
- Liczba niezwróconych opakowań: 100 szt.
- Wartość kaucji brutto: 100 x 0,50 zł = 50,00 zł
- Należny podatek VAT: 9,35 zł
Łączne zobowiązanie podatkowe z tytułu niezwróconych kaucji: 10,54 zł.
Brak prawa do odliczenia VAT od niezwróconej kaucji
To jedna z najważniejszych informacji dla działów księgowości we wszystkich firmach. Przepisy jednoznacznie stanowią, że przedsiębiorcy nie będą mieli prawa do odliczenia podatku VAT od wartości niezwróconej kaucji, nawet jeśli zakupione napoje były przeznaczone na cele związane z działalnością gospodarczą (np. dla pracowników).
Logika stojąca za tą zasadą jest dwojaka. Po pierwsze, system kaucyjny został zaprojektowany tak, aby kaucja była zawsze w pełni odzyskiwalna – w dowolnym momencie i bez dowodu zakupu. Niezwrócenie opakowania jest więc traktowane nie jako koszt biznesowy, lecz jako świadoma decyzja o nierealizowaniu prawa do odzyskania środków.
Po drugie, zasada ta stanowi kluczowy środek zapobiegający nadużyciom. Bez niej firma mogłaby teoretycznie otrzymać zwrot gotówki za oddaną butelkę, a jednocześnie odliczyć VAT od „utraconej” kaucji, co oznaczałoby podwójną korzyść. Ustawodawstwo całkowicie zamyka tę furtkę.
Prościej dla sklepów, trudniej dla producentów
Głównym celem odmiennego sposobu rozliczeń jest uproszczenie obowiązków dla większości uczestników rynku – sklepów i hurtowni. Ciężar administracyjny i podatkowy został w całości bowiem przeniesiony na ograniczoną grupę podmiotów: wprowadzających (producentów i importerów) oraz operatorów systemu.
Model ten stawia na uproszczenie na poziomie detalicznym. Kluczowym wyzwaniem będzie to, czy systemy zarządzania danymi producentów i podmiotów reprezentujących okażą się wystarczająco solidne, aby sprostać skoncentrowanej złożoności nowego, rocznego rozliczenia podatkowego. Drugim elementem który zapewni sprawne funkcjonowanie rozliczeń VAT od kaucji jest czynnik ludzki. Znajomość obowiązujących przepisów i procedur jest kluczowa dla bezproblemowego funkcjonowania w systemie kaucyjnym.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 19 stycznia 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
