W jednym z najnowszych orzeczeń Sąd Najwyższy przypomniał, że przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być rzeczywista i sformułowana w sposób konkretny. Posługiwanie się ogólnymi sformułowaniami, takimi jak „brak zaangażowania” czy „brak należytej i oczekiwanej współpracy z bezpośrednim przełożonym”, bez wskazania konkretnych zachowań pracownika, może prowadzić do uznania wypowiedzenia za nieuzasadnione. W takiej sytuacji pracodawca musi liczyć się z możliwością zasądzenia na rzecz pracownika odszkodowania lub przywrócenia go do pracy, zależnie od okoliczności sprawy.
Przyczyna wypowiedzenia musi być konkretna i zrozumiała
Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w postanowieniu z 3.08.2026 r., I PSK 541/26, wypowiedzenie jest zwykłym sposobem rozwiązania stosunku pracy, dlatego nie wymaga wskazania przyczyny wyjątkowej lub szczególnie doniosłej. Nie oznacza to jednak dowolności w jej określaniu. Przyczyna musi być rzeczywista, a jej opis powinien pozwalać pracownikowi zrozumieć, z jakiego powodu pracodawca zdecydował się zakończyć stosunek pracy.
Niedopuszczalne jest ograniczenie się do ogólnikowych sformułowań lub powtórzenia wyrażeń ustawowych. Konkretność przyczyny może wymagać wskazania takich elementów, jak czas, miejsce, sposób zachowania pracownika czy jego skutki dla pracodawcy. Nie oznacza to konieczności drobiazgowego opisywania wszystkich okoliczności, ale treść wypowiedzenia musi być wystarczająco precyzyjna.
Jak prawidłowo sformułować przyczynę wypowiedzenia?
Pracodawca powinien opisać konkretne zachowania lub zdarzenia, które uzasadniają podjętą decyzję, zamiast poprzestawać na ogólnych ocenach dotyczących pracownika.
Przykładowo, samo wskazanie „braku zaangażowania”, „braku należytej współpracy z przełożonym” czy „lekceważącego stosunku do przełożonego” może okazać się niewystarczające, jeżeli pracodawca nie określi, na czym konkretnie polegały zarzucane zachowania.
W zależności od okoliczności sprawy uzasadnione może być wskazanie konkretnych sytuacji, w których pracownik nie wykonał powierzonych zadań, odmówił realizacji uzgodnionych działań lub zachował się w sposób utrudniający współpracę. Istotne jest przy tym, aby opisane zdarzenia rzeczywiście miały miejsce i mogły zostać wykazane przez pracodawcę.
Nie można uzupełnić przyczyny wypowiedzenia dopiero w sądzie
Szczególne znaczenie ma to, że pracodawca nie może dopiero w toku postępowania sądowego rozbudowywać przyczyny wypowiedzenia o nowe okoliczności, które nie zostały wcześniej wskazane i nie były znane pracownikowi.
Celem obowiązku określonego w art. 30 § 4 Kodeksu pracy jest umożliwienie pracownikowi zrozumienia powodów rozwiązania umowy, oceny zasadności decyzji pracodawcy oraz podjęcia decyzji o ewentualnym zakwestionowaniu wypowiedzenia przed sądem.
Z tego względu prawidłowe wskazanie przyczyny powinno nastąpić już w treści oświadczenia o wypowiedzeniu. Późniejsze przedstawienie szczegółowych zarzutów nie zastąpi prawidłowego sformułowania przyczyny w chwili składania tego oświadczenia.
Skutki zbyt ogólnego wskazania przyczyny wypowiedzenia
Jeżeli pracownik zakwestionuje wypowiedzenie przed sądem pracy, pracodawca musi liczyć się z koniecznością wykazania, że wskazana przyczyna była rzeczywista i uzasadniała rozwiązanie umowy o pracę. Zbyt ogólne sformułowanie przyczyny może utrudnić pracodawcy obronę podjętej decyzji, szczególnie jeżeli treść wypowiedzenia nie pozwala ustalić, jakie konkretne zachowania lub zdarzenia doprowadziły do rozwiązania stosunku pracy.
Jeżeli sąd uzna, że wypowiedzenie było nieuzasadnione lub naruszało przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, pracownik może dochodzić roszczeń przewidzianych w Kodeksie pracy, w szczególności odszkodowania albo przywrócenia do pracy, zależnie od okoliczności sprawy i rodzaju żądania. Pracodawca nie może przy tym naprawić błędów w treści wypowiedzenia przez powołanie się w toku postępowania na nowe przyczyny, które nie zostały wcześniej wskazane.
Dlatego tak istotne jest, aby już na etapie przygotowywania wypowiedzenia zadbać o precyzyjne opisanie jego przyczyny oraz zgromadzenie dowodów potwierdzających zasadność podjętej decyzji.
Podsumowanie
Prawidłowe sformułowanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę ma istotne znaczenie dla oceny zgodności z prawem decyzji pracodawcy. Ogólne zarzuty, takie jak brak zaangażowania czy niewłaściwa współpraca, mogą okazać się niewystarczające, jeżeli nie pozwalają pracownikowi ustalić, jakie konkretne zachowania uzasadniały rozwiązanie umowy.
Pracodawca powinien zatem zadbać zarówno o rzeczywistość wskazanej przyczyny, jak i o jej odpowiednie skonkretyzowanie już w treści wypowiedzenia. W przeciwnym razie musi liczyć się z ryzykiem uznania wypowiedzenia za nieuzasadnione i uwzględnieniem roszczeń pracownika przez sąd.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 30 października 2026 r.
Autor:
Redaktor cyklu:
