Biometryczny system rejestracji obecności budzi poważne wątpliwości prawne, co potwierdza zarówno orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, jak i stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Choć tego rodzaju rozwiązania są dostępne na rynku, ich wdrożenie do ewidencjonowania czasu pracy pracowników może wiązać się z ryzykiem prawnym i naruszeniem przepisów RODO oraz Kodeksu pracy.
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) jednoznacznie uznał, że przetwarzanie danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy jest nielegalne i narusza podstawowe zasady określone w RODO, takie jak zasada legalności, ograniczenia celu i minimalizacji danych. Wynika to z faktu, że dane biometryczne stanowią szczególną kategorię danych osobowych, których przetwarzanie może mieć miejsce jedynie w ściśle określonych przypadkach. UODO podkreśla, że wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik wyraża zgodę z własnej inicjatywy lub gdy konieczne jest zapewnienie kontroli dostępu do informacji szczególnie chronionych lub pomieszczeń wymagających specjalnej ochrony (zgodnie z art. 22(1b) Kodeksu pracy).
Jednym z kluczowych argumentów przeciwko stosowaniu biometrycznych systemów rejestracji czasu pracy jest brak możliwości wykazania przez pracodawcę proporcjonalności i niezbędności takiego rozwiązania. Zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego, nawet dobrowolna zgoda pracownika na pobieranie i przetwarzanie danych biometrycznych w celu ewidencji czasu pracy nie jest wystarczająca. Wynika to z braku równowagi w relacji pracodawca-pracownik, co stawia pod znakiem zapytania faktyczną dobrowolność udzielonej zgody. Sąd w wyroku o sygnaturze I OSK 249/09 stwierdził, że wykorzystywanie danych biometrycznych do kontroli godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu – „Uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22[1] KP stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy. 2. Wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania w rozumieniu art. 26 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy o ochronie danych osobowych.”
UODO rekomenduje stosowanie alternatywnych, zgodnych z prawem metod rejestracji czasu pracy, takich jak elektroniczne karty dostępu, identyfikatory czy tradycyjne listy obecności. Rozwiązania te umożliwiają skuteczne prowadzenie ewidencji bez naruszania praw pracowników oraz bez ryzyka prawnych konsekwencji.
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji dla pracodawców. Naruszenie zasad RODO, w tym nielegalne przetwarzanie danych biometrycznych, może skutkować sankcjami administracyjnymi, w tym wysokimi karami finansowymi. Dodatkowo, trudności związane z wykazaniem zasady proporcjonalności mogą powodować dalsze komplikacje prawne i organizacyjne.
Podsumowując, wykorzystywanie danych biometrycznych do ewidencjonowania czasu pracy jest niezgodne z obowiązującymi przepisami i nie znajduje uzasadnienia prawnego. Pracodawcy powinni stosować tradycyjne metody kontroli obecności, które są zgodne z regulacjami prawnymi oraz zapewniają ochronę danych osobowych pracowników. Wszelkie inicjatywy związane z biometrią powinny być podejmowane wyłącznie w wyjątkowych przypadkach, zgodnie z przepisami prawa oraz po przeprowadzeniu szczegółowej analizy ryzyka.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 30 stycznia 2025 r.
autor:

Nasze artykuły i alerty prawne możesz otrzymywać jako pierwszy, prosto na swoją skrzynkę mailową! Zapisz się do newslettera klikając w link lub skontaktuj się z nami pod adresem mailowym social@kglegal.pl, aby spersonalizować wysyłane treści.