Die Nutzung von Dienstwagen durch Mitarbeiter erleichtert die Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit. Hat dies steuerliche Auswirkungen für den Mitarbeiter? Wie kann der Arbeitgeber diese Kosten geltend machen? Das erfahren Sie in der heutigen Ausgabe von „Steuern – dies und das“.
Die steuerlichen Folgen der Bereitstellung eines Firmenwagens für einen Mitarbeiter hängen von dessen Nutzung ab. Wird der Firmenwagen ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt, entstehen dem Mitarbeiter keine steuerlichen Konsequenzen. Sämtliche Nutzungskosten trägt der Arbeitgeber. Um jedoch nachzuweisen, dass der Wagen ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde, müssen gesetzliche Vorgaben erfüllt werden, wie beispielsweise die Einreichung einer Meldung beim zuständigen Finanzamt und das Führen eines Fahrtenbuchs.
Es ist jedoch üblich, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die private Nutzung des Firmenwagens gestatten. Diese private Nutzung stellt eine zusätzliche Vergütung für die geleistete Arbeit dar. Wie ist diese zu besteuern?
Der Gesetzgeber hat sich für eine vereinfachte Abrechnungsmethode für die private Nutzung von Firmenwagen durch Arbeitnehmer entschieden. Die private Nutzung eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer stellt ein Einkommen dar. Dieses Einkommen wird jedoch pauschal berechnet und richtet sich nach der Art des Kraftstoffs und der Motorleistung des Fahrzeugs. Für Fahrzeuge mit einer Motorleistung von bis zu 60 kW, Elektroautos (Elektroautos sind Fahrzeuge, die ausschließlich mit Strom betrieben werden) und wasserstoffbetriebene Fahrzeuge beträgt die monatliche Pauschale 250 PLN. Für alle anderen Fahrzeuge beträgt die Pauschale 400 PLN pro Monat. Wird das Fahrzeug jedoch nur einen Teil des Monats privat genutzt, beträgt die Pauschale 1/30 PLN pro Tag privater Nutzung.
Wir wissen nun, wie die Bereitstellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung durch einen Mitarbeiter zu verbuchen ist. Doch wie verhält es sich mit den Betriebskosten? Sollten die Kraftstoffkosten vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen oder dem Einkommen hinzugerechnet werden? Der Gesetzgeber beantwortet diese Fragen nicht direkt, was es den Verwaltungsgerichten ermöglicht hat, eine Rechtsprechung zu diesem Thema zu entwickeln. Dieser Rechtsprechung zufolge deckt die Pauschale von 250/400 PLN alle Betriebskosten, einschließlich der Kraftstoffkosten. Die Pflicht des Arbeitgebers beschränkt sich nicht nur auf die Bereitstellung des Fahrzeugs. Er muss dessen ordnungsgemäße Nutzung sicherstellen und alle dafür notwendigen Kosten tragen, wie beispielsweise Betriebskosten (einschließlich Verbrauchsmaterialien, Kraftstoffkosten und Kosten für technische Prüfungen). Es gibt keine Rechtfertigung dafür, die Kraftstoffkosten als separate geldwerte Leistung zu betrachten. (Wie unter anderem in den Urteilen des Obersten Verwaltungsgerichts vom 1. Oktober 2020, II FSK 2034/19, vom 3. November 2020, II FSK 1653/18, oder vom 20. April 2022, II FSK 2012/19, festgestellt wurde).
Dies bedeutet nicht, dass ein Arbeitnehmer die Kosten für die geschäftliche Nutzung seines Fahrzeugs nicht teilweise decken kann, beispielsweise durch den Kauf von Kraftstoff. In diesem Fall ist die Pauschalvergütung um den Betrag der Zahlung zu kürzen. Übersteigt die Zahlung die Pauschalvergütung, erhält der Arbeitnehmer keine Vergütung.
Es sollte auch bedacht werden, dass das Einkommen des Arbeitnehmers, das im Zusammenhang mit der privaten Nutzung eines Firmenwagens erzielt wird, in die Berechnungsgrundlage für die Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträge einbezogen wird.
Wie sieht es mit der Steuererklärung des Arbeitgebers aus? Wird ein Fahrzeug ausschließlich beruflich genutzt, kann der Arbeitgeber die Kosten für die Nutzung durch den Arbeitnehmer vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Auch die Mehrwertsteuer ist in voller Höhe abzugsfähig. Nutzt der Arbeitnehmer das Fahrzeug jedoch auch privat, kann der Arbeitgeber maximal 75 % der Kosten als Betriebsausgabe und 50 % der Mehrwertsteuer absetzen.
Wird einem Mitarbeiter gegen Gebühr ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt, stellt diese Gebühr ein Einkommen für den Arbeitgeber dar. Die Bereitstellung eines Fahrzeugs zur privaten Nutzung durch den Mitarbeiter beeinträchtigt jedoch nicht das Recht des Arbeitgebers, das Fahrzeug abzuschreiben (vorausgesetzt natürlich, es ist Eigentum des Mitarbeiters und nicht etwa geleast oder gemietet). Die einzige Ausnahme besteht, wenn das Fahrzeug einen ganzen Monat lang ausschließlich zur privaten Nutzung durch den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird. Der Abschreibungsbetrag für diesen Monat ist für den Arbeitgeber nicht als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar.
Nach dem Mehrwertsteuergesetz stellt die Bereitstellung eines Pkw zur privaten Nutzung durch einen Arbeitnehmer eine entgeltliche Dienstleistung dar, die der Mehrwertsteuer unterliegt. Wenn der Arbeitgeber jedoch berechtigt ist, die Umsatzsteuer um die Vorsteuer auf den Kauf, die Einfuhr oder die Herstellung des Fahrzeugs oder von Fahrzeugkomponenten zu mindern, ist die Bereitstellung des Fahrzeugs zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer nicht mehrwertsteuerpflichtig.
Und nächste Woche werden wir uns ansehen, wie die Steuerregelung für Firmenwagen aussieht, die von Auftragnehmern und B2B-Kooperationspartnern genutzt werden.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtsstatus ab dem 2. Oktober 2023
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