Die Einführung des nationalen elektronischen Rechnungssystems (KSeF) stellt die grundlegendste Veränderung im nationalen Wirtschaftssystem seit der Einführung der Standard-Prüfdatei (SAF) dar und digitalisiert einen zentralen Geschäftsprozess. Diese Verpflichtung gilt ab dem 1. April 2026 für eine Vielzahl von Unternehmen. Obwohl die Reform nationaler Natur ist, wirft ihre Umsetzung erhebliche Fragen und potenzielle Herausforderungen für international tätige Unternehmen auf. Das Verständnis der neuen Regelungen ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch für die Aufrechterhaltung reibungsloser und effizienter Handelsbeziehungen mit ausländischen Partnern unerlässlich.
2.0 Asymmetrie der Verantwortlichkeiten: Der Hauptunterschied zwischen eingehender und ausgehender Rechnungsstellung
Das für den internationalen Handel geltende Prinzip des KSeF ist die Asymmetrie der Pflichten, die von der Richtung der Transaktion abhängt. In der Praxis bedeutet dies, dass sich die Art und Weise, wie polnische Unternehmer Rechnungen von ausländischen Unternehmen erhalten, nicht ändert. Ist ein ausländischer Vertragspartner in Polen nicht umsatzsteuerlich registriert und besitzt keine polnische Steuernummer (NIP), unterliegen die von ihm ausgestellten Dokumente nicht der Registrierungspflicht beim KSeF. Diese Rechnungen können weiterhin im herkömmlichen Format, beispielsweise als PDF-Datei per E-Mail oder in Papierform, versendet werden.
Die Situation gestaltet sich völlig anders, wenn ein polnischer Unternehmer einem ausländischen Auftragnehmer eine Rechnung stellt. Da die polnischen Gesetzgeber für die Steuerhoheit über polnische Steuerzahler zuständig sind, sind die Vorschriften in diesem Bereich streng und bilden den Kern der Herausforderungen bei der Umsetzung des polnischen Steuer- und Zollgesetzes. Das Verständnis dieser Diskrepanz ist die Voraussetzung für die korrekte Umsetzung der neuen Pflichten polnischer Exporteure.
Wann und wie stellt man einem ausländischen Auftragnehmer eine Rechnung aus?
Für polnische Unternehmer, die als Verkäufer auftreten, gilt eine klare Regelung: Die Pflicht zur Nutzung des KSeF-Systems ergibt sich aus ihrem Status als polnischer Mehrwertsteuerzahler. In der Praxis bedeutet dies, dass nahezu jede Rechnung, die den Export von Waren oder innergemeinschaftliche Lieferungen dokumentiert, über das KSeF-System abgewickelt werden muss.
Diese Vorgehensweise stellt für den polnischen Unternehmer eine doppelte Belastung dar. Die Rechnung muss in einem strukturierten Format (XML) erstellt und ordnungsgemäß an das KSeF zur Genehmigung und Vergabe einer Identifikationsnummer übermittelt werden. Da der ausländische Käufer jedoch keinen technischen oder rechtlichen Zugriff auf das KSeF hat, muss der polnische Verkäufer ihm den Zugriff auf das Dokument auf anderem Wege ermöglichen. Hierfür sind verschiedene Methoden der Rechnungsübermittlung möglich:
◦ Zusendung einer Visualisierung der Rechnung im PDF-Format.
◦ Zustellung einer herkömmlichen Papierrechnung.
◦ Bereitstellung eines Links mit einer Visualisierung der Rechnung und einem QR-Code, der die Anzeige ermöglicht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Grundregel vorschreibt, dass ein polnischer Unternehmer einem ausländischen Auftragnehmer eine Rechnung über KSeF ausstellen muss, es sei denn, die Transaktion fällt unter eine der gesetzlichen Ausnahmen.
Wann ist KSeF bei Auslandstransaktionen nicht erforderlich?
Die Pflicht zur Verwendung des KSeF ist nicht absolut. Der Gesetzgeber hat mehrere wichtige Ausnahmen vorgesehen, die insbesondere für den internationalen Handel gelten. Das Verständnis dieser Ausnahmen gemäß Artikel 106ga Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes ist entscheidend für die Optimierung von Prozessen und die Vermeidung unnötiger Verwaltungsaufwendungen. Polnische Unternehmer sind in folgenden Fällen von der Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten Rechnung befreit:
• Verkäufe an ausländische Privatpersonen, die keiner gewerblichen Tätigkeit nachgehen. Bei Transaktionen mit ausländischen Verbrauchern kann eine Rechnung ausgestellt und direkt in Papierform oder elektronisch an den Kunden übermittelt werden, wodurch die KSeF vollständig umgangen wird.
• Umsätze im Rahmen besonderer EU-Verfahren. Die Verpflichtung gilt nicht für Transaktionen, die im Rahmen des Mehrwertsteuer-One-Stop-Shop-Verfahrens (VAT OSS) und anderer EU-Verfahren abgewickelt werden.
In beiden Fällen entfällt für polnische Unternehmer die Notwendigkeit, eine strukturierte Rechnung zu erstellen, was den Prozess erheblich vereinfacht. Obwohl diese gesetzlichen Ausnahmen eine gewisse Vereinfachung bieten, werden polnische Exporteure in den meisten B2B-Transaktionen mit einer neuen, zweigleisigen operativen Realität konfrontiert sein, die eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt.
Wichtigste operative Herausforderungen:
Polnische Unternehmen werden gezwungen sein, KSeF gleichzeitig für inländische Berichtszwecke zu nutzen und traditionelle Kommunikationskanäle (E-Mail, Post) beizubehalten, um Rechnungen an ausländische Partner zu übermitteln.
Gegebenenfalls müssen ausländischen Empfängern die Besonderheiten des neuen Rechnungsformats erläutert werden. Dies bietet die Gelegenheit, Vertrauen aufzubauen, indem klare Anweisungen zum Lesen des Dokuments gegeben werden (z. B. mithilfe eines QR-Codes) und etwaige formale Bedenken ausgeräumt werden.
Darüber hinaus könnten größere Handelspartner, die automatisierte Systeme nutzen, die manuelle Bearbeitung von Rechnungen in nicht standardisierten Formaten als Risiko empfinden. Transparente Kommunikation und die gemeinsame Entwicklung von Lösungen sind daher unerlässlich.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass das EU-Paket ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) vorsieht, dass alle Mitgliedstaaten bis 2030 strukturierte Rechnungen verwenden und die Systeme der EU-Länder bis 2035 synchronisiert werden. Daher ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Land Ihres Partners bereits strukturierte Rechnungen verwendet oder die Einführung des Systems in Ihrem Land vorbereitet.
Letztlich ist die Beherrschung der KSeF im internationalen Handel nicht nur eine technische Aufgabe, sondern auch ein Test für operative Effizienz und strategische Weitsicht. Eine proaktive Vorbereitung, insbesondere in der Anfangsphase neuer Regulierungen, ist ein entscheidender Hebel zur Minimierung des Störungsrisikos.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 2. Februar 2026.
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