Der Tod eines Mitarbeiters ist nicht nur ein menschliches Ereignis, sondern auch eine Herausforderung im Hinblick auf die Bewältigung rechtlicher und steuerlicher Risiken. Arbeitgeber, die ihren Verpflichtungen gegenüber den Angehörigen des Verstorbenen nachkommen möchten, greifen oft instinktiv auf bewährte Methoden zurück: Berechnung der fälligen Vergütung, Einzug von Lohnsteuervorauszahlungen und Ausfüllen des Formulars PIT-11. Obwohl ein solches Vorgehen dem Wunsch nach Sorgfaltspflicht entspringt, kann es sich nach Auslegung durch die Finanzbehörden als fehlerhaft erweisen.
Oftmals rührt dieser Fehler von der Angst vor den Finanzbehörden her – Steuerzahler ziehen es vor, Steuern „vorsichtshalber“ zu entrichten, anstatt das Risiko einzugehen, der Nichtzahlung beschuldigt zu werden. Bei Abfindungen nach dem Tod eines Mitarbeiters kann die rechtliche Realität jedoch unerwartet sein. Entscheidend für den ordnungsgemäßen Abschluss der Personalakte ist nicht die Höhe der Zahlung, sondern die Überprüfung des Status des Empfängers. Dies ist der Schlüssel zur Feststellung, ob die Einkommensteuer oder die Erbschaftsteuer Anwendung findet.
Wann hört eine Vergütung auf, Einkommen aus einer nichtselbstständigen Tätigkeit zu sein?
Mit dem Tod eines Arbeitnehmers ändert sich die Einkunftsklassifizierung grundlegend. Gemäß der Auslegung des Direktors des Nationalen Steuerinformationsdienstes vom 5. Dezember 2025 (Aktenzeichen 0112-KDIL2-1.4011.863.2025.1.MKA) unterliegt die Auszahlung des letzten Gehalts in bestimmten Fällen nicht der Einkommensteuer. Dies ergibt sich aus Artikel 2, Absatz 1 Nummer 3 des Einkommensteuergesetzes, der die Anwendung der Einkommensteuerbestimmungen auf Einkünfte ausschließt, die dem Erbschaft- und Schenkungsteuergesetz unterliegen.
Unter den in der obigen Auslegung dargelegten Sachverhalten führte die Behörde aus, dass sich die Rechtsnatur der Gelder des Verstorbenen ändert, sobald diese Teil des Nachlasses werden. Sie gelten dann nicht mehr als Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit, sondern als Erbschaftsvermögen. Grundsätzlich unterliegt die Erbschaftsteuer nicht der Einkommensteuer. Wird eine Zahlung Teil des Nachlasses, verliert der Arbeitgeber hinsichtlich dieser Leistung seine Einkommensteuerpflicht.
Hohe Hinterbliebenenrente
Um Fehler zu vermeiden, müssen Arbeitgeber die Anspruchsberechtigung von Leistungsempfängern prüfen. Die zentrale Bestimmung hierzu ist Artikel 63 § 2 des Arbeitsgesetzbuches in Verbindung mit Artikel 922 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Das Arbeitsgesetzbuch sieht ein vereinfachtes Verfahren vor, nach dem die aus einem Arbeitsverhältnis entstehenden Vermögensrechte zunächst an den Ehegatten und an Hinterbliebenenrentenberechtigte übertragen werden, wodurch das Erbrecht umgangen wird (Artikel 922 § 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches).
Nur wenn keine solchen Personen vorhanden sind, fallen diese Leistungen in den Nachlass. Es genügt jedoch das Vorhandensein einer anspruchsberechtigten Person (d. h. einer Person, die die Voraussetzungen für den Bezug einer Hinterbliebenenrente erfüllt), und die Leistung wird nicht in den Nachlass einbezogen.
In der Praxis bedeutet dies, dass beispielsweise, wenn eine erwachsene Tochter, die ihre Ausbildung bereits abgeschlossen hat und daher die Voraussetzungen für eine Hinterbliebenenrente nicht erfüllt, diese Leistung beantragt (wie im oben genannten Auslegungsbeispiel), diese Gelder in den Nachlass fallen. Dies signalisiert dem Arbeitgeber eine grundlegende Überarbeitung des Abwicklungsverfahrens.
Ohne PIT-11
Eine wichtige Erkenntnis für Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen ist, dass der Arbeitgeber bei einer Zahlung an den Nachlass nicht zur Zahlung der Einkommensteuer verpflichtet ist. Daher besteht weder eine Pflicht noch ein Recht zur Einbehaltung von Steuervorauszahlungen. Die Ausstellung eines PIT-11-Formulars für den Erben in einem solchen Fall stellt zudem einen formalen Fehler dar, da dadurch Einkünfte aus der falschen Quelle dokumentiert werden.
In einer solchen Situation geht die Last der Steuererklärung vollständig auf den Erben über, der die Erbschafts- und Schenkungssteuerverbindlichkeiten begleichen muss.
Um Ihr Unternehmen im Falle einer Prüfung zu schützen, empfiehlt es sich, ein Überprüfungsverfahren einzuführen – beispielsweise die Anforderung von Erklärungen oder Dokumenten von Ihren Erben, die deren Status bestätigen (z. B. eine Bescheinigung der Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die bestätigt, dass Sie keinen Anspruch auf Hinterbliebenenrente haben, oder einen Studentenausweis im Falle von Kindern).
Geerbte Gehälter und Sozialleistungen
Hatte der verstorbene Arbeitnehmer keinen Ehepartner oder eine andere Person, die Anspruch auf eine Hinterbliebenenrente hat, so gehören folgende Vermögensrechte zum Nachlass:
• Vergütung für geleistete Arbeit (für die bis zum Todestag geleistete Arbeitszeit),
• Krankengeld,
• Krankengeld.
Obwohl Krankengeld und Gehalt zu Lebzeiten eines Arbeitnehmers getrennte Einkommensquellen darstellen, verlieren sie mit dem Tod ihren Einzelcharakter und bilden ein einheitliches Vermögenspaket. Wird dieses vererbt, ist das gesamte Paket von der Einkommensteuer befreit.
Die Überprüfung der Bevollmächtigten ist der Schlüssel zu einer korrekten Abwicklung
Im Todesfall eines Mitarbeiters dürfen Personal- und Lohnbuchhaltung nicht in jedem Fall gleich vorgehen. Vor der Auszahlung des Vorschusses und der Erstellung des Formulars PIT-11 muss die Gruppe der anspruchsberechtigten Personen und deren Status gemäß den Renten- und Erwerbsminderungsrentenbestimmungen sorgfältig ermittelt werden, da dies die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen des Zahlers sicherstellt.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 6. Februar 2026
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