Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi najbardziej fundamentalną zmianę w krajowym obiegu gospodarczym od czasu wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, digitalizując kluczowy proces biznesowy. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie szerokie grono przedsiębiorców, a choć reforma ma charakter krajowy, jej wdrożenie budzi istotne pytania i potencjalne wyzwania dla firm prowadzących działalność na arenie międzynarodowej. Zrozumienie nowych zasad jest kluczowe nie tylko dla zachowania zgodności z przepisami, ale także dla utrzymania płynności i efektywności relacji handlowych z zagranicznymi partnerami.
2.0 Asymetria obowiązków: Kluczowa różnica między fakturowaniem przychodzącym i wychodzącym
Zasadą rządzącą KSeF w handlu międzynarodowym jest asymetria obowiązków, która zależy od kierunku transakcji. W praktyce oznacza to, że sposób, w jaki polski przedsiębiorca otrzymuje faktury od podmiotów zagranicznych, pozostaje bez zmian. Jeżeli zagraniczny kontrahent nie jest zidentyfikowany dla celów VAT w Polsce i nie posiada polskiego numeru NIP, wystawione przez niego dokumenty nie podlegają rejestracji w KSeF. Faktury te nadal mogą być przesyłane w tradycyjnej formie, np. jako plik PDF drogą mailową lub w wersji papierowej.
Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja, gdy to polski przedsiębiorca wystawia fakturę na rzecz zagranicznego kontrahenta. Ponieważ polski legislator ma jurysdykcję nad polskimi podatnikami, przepisy w tym zakresie są rygorystyczne i stanowią sedno wyzwań związanych z implementacją KSeF. Zrozumienie tej dychotomii jest punktem wyjścia do prawidłowego wdrożenia nowych obowiązków spoczywających na polskich eksporterach.
Kiedy i jak wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta?
Dla polskiego przedsiębiorcy działającego jako sprzedawca, reguła jest jednoznaczna: o obowiązku stosowania KSeF decyduje jego status jako polskiego podatnika VAT. W praktyce oznacza to, że niemal każda faktura dokumentująca eksport towarów czy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) musi obligatoryjnie przejść przez system KSeF.
To podejście tworzy dla polskiego przedsiębiorcy podwójny obowiązek. Faktura musi zostać wygenerowana w formacie ustrukturyzowanym (XML) i prawidłowo wysłana do KSeF w celu jej zatwierdzenia i nadania numeru identyfikacyjnego. Ponieważ jednak zagraniczny nabywca nie ma technicznego ani prawnego dostępu do KSeF, polski sprzedawca musi zapewnić mu wgląd w dokument w inny sposób. Możliwych jest kilka metod dostarczenia faktury:
◦ przesłanie wizualizacji faktury w formacie PDF.
◦ dostarczenie tradycyjnej faktury papierowej.
◦ udostępnienie linku zawierającego wizualizację faktury z kodem QR, który pozwala na jej wyświetlenie.
Podsumowując, podstawowa reguła nakazuje polskiemu przedsiębiorcy wystawienie faktury dla kontrahenta zagranicznego poprzez KSeF, o ile transakcja nie została objęta jednym z ustawowych wyłączeń.
Kiedy KSeF nie jest wymagany w transakcjach zagranicznych?
Obowiązek korzystania z KSeF nie jest absolutny, a ustawodawca przewidział kilka istotnych wyjątków, które mają bezpośrednie zastosowanie w handlu międzynarodowym. Zrozumienie tych wyłączeń, zdefiniowanych w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, jest kluczowe dla optymalizacji procesów i uniknięcia niepotrzebnych obciążeń administracyjnych. Polski przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej w następujących przypadkach:
• sprzedaż na rzecz zagranicznych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W transakcjach z zagranicznym konsumentem faktura może być wystawiona i dostarczona bezpośrednio klientowi w formie papierowej lub elektronicznej, z całkowitym pominięciem KSeF.
• sprzedaż w ramach specjalnych procedur unijnych. Obowiązek nie dotyczy m.in. transakcji rozliczanych w ramach procedury VAT One-Stop-Shop (VAT OSS) oraz innych procedur unijnych.
W obu tych sytuacjach polski przedsiębiorca unika konieczności generowania faktury ustrukturyzowanej, co znacząco upraszcza proces. Chociaż te ustawowe wyłączenia oferują pewne uproszczenia, w większości transakcji B2B polscy eksporterzy będą musieli zmierzyć się z nową, dwutorową rzeczywistością operacyjną, która niesie ze sobą szereg wyzwań.
Kluczowe wyzwania operacyjne:
Polskie firmy będą zmuszone do jednoczesnej obsługi KSeF na potrzeby krajowej sprawozdawczości oraz utrzymania tradycyjnych kanałów komunikacji (e-mail, poczta) w celu dostarczania faktur partnerom zagranicznym.
Konieczne może okazać się wyjaśnianie zagranicznym odbiorcom specyfiki nowego formatu faktury. Jest to szansa na zbudowanie zaufania poprzez dostarczanie jasnych instrukcji dotyczących odczytu dokumentu (np. za pomocą wizualizacji z kodem QR) i rozwiewanie wątpliwości formalnych.
Ponadto więksi partnerzy handlowi, korzystający ze zautomatyzowanych systemów, mogą postrzegać konieczność ręcznego przetwarzania faktur w niestandardowym formacie jako ryzyko. Transparentna komunikacja i wspólne wypracowanie rozwiązań będą tu kluczowe.
Należy pamiętać też że unijny pakiet ViDA (VAT in Digital Age) przewiduje, że w 2030 r. wszystkie państwa członkowskie będą używać faktur ustrukturyzowanych, a w 2035 r. systemy państw unijnych zostaną zsynchronizowane ze sobą. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że w kraju naszego kontrahenta też już są stosowane faktury ustrukturyzowane, lub jest on w trakcie przygotowań do wdrożenia sytemu u ciebie.
Ostatecznie, opanowanie KSeF w handlu międzynarodowym to nie tylko zadanie techniczne, ale test sprawności operacyjnej i strategicznej dalekowzroczności. Proaktywne przygotowanie, szczególnie w początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów, jest główną dźwignią do minimalizacji ryzyka zakłóceń.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 02 lutego 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
