Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się nieuchronnie. System będzie elektroniczny, a więc powinien uprościć i przyspieszyć rozliczenia między kontrahentami. Wydaje się też, że elektroniczny oznacza zautomatyzowany, a więc taki, który nie wymaga aktywnego uczestnictwa człowieka. Wszystko załatwi się w systemie. Przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych pierwiastek ludzki ma jednak duże znaczenie. Żeby system wystawił i przesłał fakturę, to ktoś (człowiek) musi wprowadzić najistotniejsze dane. Rodzi się zatem pytanie, kto ma te dane wprowadzać, czyli kto będzie miał dostęp do KSeF?
Na pytanie to nie ma jednej odpowiedzi. Wszystko bowiem zależy od tego kto jest podatnikiem.
KSeF w JDG
Jeżeli bowiem fakturę wystawia przedsiębiorca jednoosobowy to loguje się do systemu, gdzie ma pełne uprawnienia. Może odbierać i wystawiać faktury. Taki przedsiębiorca zaloguje się używając profilu zaufanego, mObywatela, czy bankowości elektronicznej.
KSeF w spółce
W przypadku jednak spółki, musi zostać wyznaczona osoba, która będzie posiadała uprawnienia do faktur. Nadanie uprawnień ma miejsce na formularzu ZAW-FA. Formularz można złożyć elektronicznie, bądź papierowo. Taka osoba będzie za spółkę działać w systemie. Ewentualnie spółka może też nabyć pieczęć elektroniczną z NIPem, która będzie służyć do logowania. Wówczas nie musi składać ZAW-FA.
Jeżeli już przedsiębiorca lub spółka zalogują się do KSeF wówczas mogą korzystać z uprawnień, które posiadają. W systemie użytkownicy mogą mieć uprawnienia do wystawiania faktur, odbierania faktur, zarządzania uprawnieniami oraz do samofakturowania. Podatnik może zatem nadać uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur na rzecz innych osób.
KSeF a biuro rachunkowe
Czy jeżeli mam umowę z biurem rachunkowym, to oni wszystko załatwią za mnie?
Tu odpowiedź jest prosta. Jeżeli chcesz, by biuro rachunkowe miało dostęp do faktur lub mogło wystawiać faktury, musisz nadać właściwe uprawnienia. Nie będzie miało dostępu automatycznie. Wszelkie uprawnienia muszą zostać nadane niezależnie od istnienia umowy. Jako uprawnionego można wskazać biuro rachunkowe, lub konkretnego księgowego. Jeżeli upoważnimy do tego biuro księgowe, wówczas dostęp do faktur będą miały te osoby, które mają nadane uprawnienia przez biuro rachunkowe. Możesz też nadać uprawnienia konkretnej księgowemu. Jeżeli zakres uprawnień będzie obejmował zarządzanie uprawnieniami, to będzie on mógł udzielić dostępu też kolejnym osobom.
Niezależnie od tego spółki, które nie posiadają pieczęci elektronicznej, mogą udzielać uprawnień na formularzu ZAW-FA.
O czym należy pamiętać
Jeżeli chcemy, żeby ktoś inny (księgowy, biuro rachunkowe) zajmowało się obsługą KSeF, to musimy nadać stosowne uprawnienia. Przekazanie naszych danych uwierzytelniających, takich jak login i hasło do profilu zaufanego czy udostępnienie mObywatela nie jest najlepszym pomysłem (o umożliwieniu logowania przez naszą bankowość nie wspominając). Ponadto musimy wiedzieć kto ma dostęp do naszych faktur. Jeżeli zmieniamy księgowość (niezależnie od tego czy mamy dział księgowy, czy korzystamy z obsługi zewnętrznej), powinniśmy pamiętać o tym, żeby odbierać dostęp osobom, z którymi przestajemy współpracować.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 10 listopada 2025 r.
Autor/Redaktor cyklu:
