Przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., znane jako RODO, na nowo definiują relacje gospodarcze pomiędzy podmiotami w kontekście przekazywania danych. Wiele firm, korzystając z usług zewnętrznych dostawców, musi przekazywać im dane osobowe klientów, pracowników czy kontrahentów. Aby zrobić to zgodnie z prawem, konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy i przestrzeganie określonych przepisów.
Czym jest powierzenie przetwarzania danych osobowych?
Powierzenie przetwarzania danych osobowych następuje, gdy administrator danych przekazuje dane innemu podmiotowi (przetwarzającemu) do przetwarzania w jego imieniu. Jest to sytuacja typowa przy korzystaniu z usług takich jak księgowość, marketing, IT czy zarządzanie bazami danych. Kluczowe jest, aby podmiot przetwarzający działał zgodnie z wytycznymi administratora danych.
RODO a umowa powierzenia przetwarzania danych
RODO wprowadza szereg wymagań dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przede wszystkim, umowa powinna być zawarta na piśmie lub w formie elektronicznej. Powinna ona szczegółowo określać:
- Przedmiot przetwarzania: Jakie dane będą przetwarzane.
- Czas trwania przetwarzania: Okres, przez który dane będą przetwarzane.
- Charakter i cel przetwarzania: Dlaczego i w jaki sposób dane będą przetwarzane.
- Rodzaj danych osobowych: Konkretny rodzaj danych, które będą przetwarzane.
- Kategorie osób, których dane dotyczą: Grupa osób, których dane są przetwarzane.
- Obowiązki i prawa administratora: Szczegółowy zakres obowiązków i praw administratora danych.
Obowiązki podmiotu przetwarzającego
Podmiot przetwarzający ma obowiązki, które muszą być jasno określone w umowie. Obejmują one:
- Przetwarzanie danych zgodnie z instrukcjami administratora.
- Zabezpieczenie danych osobowych: Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
- Zachowanie poufności: Osoby mające dostęp do danych muszą być zobowiązane do zachowania tajemnicy.
- Wsparcie dla administratora: Pomoc w realizacji obowiązków administratora wobec osób, których dane dotyczą.
- Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu przetwarzania: Po zakończeniu współpracy podmiot przetwarzający musi zwrócić lub usunąć dane.
- Dokumentowanie działań: Podmiot przetwarzający musi prowadzić dokumentację działań związanych z przetwarzaniem danych i udostępniać ją na żądanie administratora.
Wybór odpowiedniego podmiotu przetwarzającego
Wybór podmiotu przetwarzającego nie może być przypadkowy. Administrator danych musi upewnić się, że wybrany podmiot zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych i przestrzega przepisów RODO. Przed zawarciem umowy warto przeprowadzić audyt lub skorzystać z formularzy kontrolnych, aby zweryfikować procedury stosowane przez potencjalnego przetwarzającego.
Różnice między powierzeniem a udostępnieniem danych osobowych
Istotne jest rozróżnienie między powierzeniem przetwarzania danych a ich udostępnieniem. Powierzenie ma miejsce, gdy podmiot przetwarzający przetwarza dane zgodnie z wytycznymi administratora. Udostępnienie danych następuje, gdy dane są przekazywane innemu podmiotowi, który samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania.
Konsekwencje braku umowy powierzenia
Brak umowy powierzenia w sytuacji, gdy dane są faktycznie przetwarzane przez inny podmiot, stanowi naruszenie RODO. Może to prowadzić do nałożenia kar administracyjnych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz odpowiedzialności cywilnoprawnej względem osób, których dane dotyczą. Dlatego tak ważne jest, aby zawsze zawierać odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Podsumowanie
Powierzenie przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Zawarcie szczegółowej umowy, która spełnia wymogi RODO, oraz wybór rzetelnych partnerów biznesowych to kluczowe kroki w zapewnieniu zgodności z przepisami. Przestrzeganie tych zasad pozwoli na minimalizację ryzyka i ochronę praw osób, których dane są przetwarzane.
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 24 lipca 2024 r.
autor:
