Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nieunikniona zmiana w polskim krajobrazie podatkowym, która wkrótce stanie się jednym z najważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza nie tylko powszechny obowiązek e-fakturowania, ale również surowy reżim sankcji dla podatników, którzy nie dostosują się do nowych regulacji.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Strategiczne znaczenie znajomości dokładnych terminów wdrożenia KSeF. Choć na pewno większość Państwa, o tym wie, warto jednak jeszcze raz przypomnieć:
- od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmie największe przedsiębiorstwa, których roczny obrót brutto w 2024 roku przekroczył 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku do systemu dołączą pozostali przedsiębiorcy,
- od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie najmniejsze podmioty, w tym tych podatników zwolnionych z VAT, których miesięczna sprzedaż brutto w 2026 r. była niższa niż 10 tys. zł.
Po zakończeniu okresu wdrożeniowego zaczną obowiązywać przepisy umożliwiające nakładanie kar finansowych za nieprzestrzeganie przepisów.
Sankcje administracyjne od 2027 roku
Sankcje administracyjne, które wejdą w życie od 1 stycznia 2027 roku, stanowią główne, zagrożenie finansowe dla firm ignorujących obowiązek korzystania z KSeF. Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, mechanizm naliczania kar finansowych jest bezpośrednio powiązany z wartością faktury wystawionej z pominięciem systemu. Konsekwencje różnią się w zależności od tego, czy dokument zawiera podatek VAT.
Dla faktur z wykazanym podatkiem VAT kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. W praktyce oznacza to, że firma może zostać zmuszona do zapłaty podwójnej kwoty podatku VAT – raz w ramach standardowego rozliczenia, a drugi raz w formie sankcji.
Natomiast w przypadku faktur bez podatku VAT (np. zwolnionych) kara może wynieść do 18,7% wartości należności ogółem wykazanej na fakturze. Sankcja tej wysokości uderza bezpośrednio w marżę transakcji, czyniąc ją w wielu przypadkach nieopłacalną.
Zasady nakładania kar +
Proces nakładania sankcji nie jest automatyczny i podlega określonym zasadom, które dają organom pewną elastyczność, a podatnikom możliwość obrony w uzasadnionych przypadkach. Samo nałożenie kary ma formę decyzji administracyjnej wydawanej przez naczelnika naczelnik urzędu skarbowego.
Wymiar kary jest ustalany indywidualnie, z uwzględnieniem stopnia naruszenia, jego częstotliwości oraz skutków finansowych dla budżetu państwa. Organ podatkowy może także odstąpić od nałożenia sankcji w szczególnych sytuacjach, np. jeśli niedopełnienie obowiązku wynikało z przyczyn niezależnych od podatnika, takich jak awaria systemu KSeF lub działanie siły wyższej.
Podatnik jest zobowiązany do zapłaty kary w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. W tym samym terminie może odwołać się od decyzji do dyrektora izby administracji skarbowej.
Odpowiedzialność karnoskarbowa
Wprowadzenie KSeF nie zmieniło nic w przepisach kodeksu karnego skarbowego. Zaniechania lub niedopełnienie obowiązków związanych z nowym systemem fakturowania nie naraża przedsiębiorców na dodatkowe sankcje karnoskarbowe. Warto jednak pamiętać, że w mocy pozostają dotychczasowe przepisy kodeksu karnego skarbowego dotyczące wystawiania faktur.
Należy bowiem pamiętać, że wadliwe sporządzenie faktury lub jej brak może skutkować grzywną do 180 stawek dziennych. Natomiast wystawienie faktury nierzetelnej może wiązać się z karą do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach nawet karą pozbawienia wolności.
W 2026 roku maksymalna stawka dzienna wynosi ponad 64 tys. zł, co oznacza, że teoretyczna maksymalna kara może sięgać nawet kilkudziesięciu milionów złotych. Oczywiście wysokość stawki dziennej jest ustalana przez sąd indywidualnie, biorąc pod uwagę dochody, sytuację majątkową i możliwości zarobkowe sprawcy, co wyjaśnia ogromną rozpiętość potencjalnych kar. Minimalna kara wynosi bowiem 1 602 zł
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to znacznie więcej niż tylko zmiana technologiczna – to strategiczne wyzwanie biznesowe. Podwójny reżim sankcji – karnoskarbowych w okresie przejściowym i administracyjnych od 2027 roku – w połączeniu z ich wysoką wartością finansową, tworzy realne ryzyko dla firm, które zignorują nowe obowiązki. Najbliższy czas to absolutnie „ostatni dzwonek” na intensywne przygotowania, zarówno na poziomie technologicznym, jak i organizacyjnym.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 24 stycznia 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
