Śmierć pracownika to nie tylko zdarzenie o wymiarze ludzkim, ale i wyzwanie z zakresu zarządzania ryzykiem prawno-podatkowym. Pracodawca, chcąc rzetelnie wywiązać się z obowiązków wobec rodziny zmarłego, często instynktownie sięga po sprawdzone schematy: wylicza kwotę należnego wynagrodzenia, pobiera zaliczki na podatek dochodowy i sporządza formularza PIT-11. Takie działanie, choć podyktowane chęcią dochowania należytej staranności, w świetle interpretacji organów skarbowych może okazać się błędne.
Często u podstaw takiej pomyłki leży obawa przed fiskusem – płatnicy wolą „na wszelki wypadek” pobrać podatek, niż narazić się na zarzut jego nieodprowadzenia. Jednak w przypadku rozliczeń pośmiertnych rzeczywistość prawna bywa sprzeczna z intuicją. Kluczem do prawidłowego zamknięcia kartoteki pracownika nie jest bowiem kwota wypłaty, ale weryfikacja statusu odbiorcy środków. To ona decyduje, czy w ogóle poruszamy się w obszarze ustawy o PIT, czy też wkraczamy w ramy opodatkowania spadków.
Kiedy wynagrodzenie przestaje być przychodem ze stosunku pracy
Fundamentalna zmiana w kwalifikacji przychodu następuje w momencie śmierci zatrudnionego. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 grudnia 2025 r. sygn. 0112-KDIL2-1.4011.863.2025.1.MKA, w określonych scenariuszach wypłata ostatniego wynagrodzenia w ogóle nie podlega pod ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dzieje się tak na mocy art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, który wyłącza stosowanie przepisów o PIT do przychodów podlegających ustawie o podatku od spadków i darowizn.
W stanie faktycznym przedstawionym w powyższej interpretacji, organ wskazał, że jeśli środki po zmarłym wchodzą do masy spadkowej, zmienia się ich natura prawna. Przestają być wówczas przychodem ze stosunku pracy, a stają się prawami majątkowymi nabywanymi w drodze dziedziczenia. Należy bowiem kierować się zasadą: podatek od spadków wyklucza podatek dochodowy. Jeśli dana wypłata staje się częścią spadku, pracodawca traci status płatnika PIT w odniesieniu do tego świadczenia.
Istotna renta rodzinna
Aby uniknąć błędu, pracodawca musi przeprowadzić audyt uprawnień osób zgłaszających się po wypłatę. Kluczowy jest tu art. 63 § 2 Kodeksu pracy w powiązaniu z art. 922 Kodeksu cywilnego. Kodeks pracy wprowadza uproszczoną procedurę, zgodnie z którą prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w pierwszej kolejności na małżonka oraz osoby spełniające warunki do renty rodzinnej – i to z pominięciem drogi spadkowej (art. 922 § 2 Kodeksu cywilnego).
Dopiero w przypadku braku takich osób, świadczenia te „wchodzą do spadku”. Wystarczy natomiast istnienie jednego uprawnionego podmiotu (tj. osoby spełniającej warunki do uzyskania renty rodzinnej), a świadczenie to nie wejdzie do masy spadkowej.
W praktyce oznacza to, że jeśli o wypłatę ubiega się np. dorosła córka, która zakończyła już edukację i tym samym nie spełnia kryteriów renty rodzinnej (jak w przypadku opisanym w przywołanej interpretacji), środki te stają się częścią masy spadkowej. Dla pracodawcy to sygnał do całkowitej zmiany procedury rozliczeniowej.
Bez PIT-11
Kluczowym wnioskiem dla działów kadr i płac jest fakt, że w sytuacji, gdy wypłata zasila masę spadkową, pracodawca nie pełni roli płatnika PIT. Oznacza to brak obowiązku (i prawa) do pobrania zaliczki na podatek. Co więcej, wystawienie informacji PIT-11 dla spadkobiercy w takim scenariuszu jest błędem formalnym, ponieważ dokumentuje przychód z niewłaściwego źródła.
W takiej sytuacji ciężar rozliczenia z fiskusem przesuwa się całkowicie na spadkobiercę, który musi uregulować należności w ramach podatku od spadków i darowizn.
Aby zabezpieczyć firmę na wypadek kontroli, warto wdrożyć procedurę weryfikacyjną – np. żądać od spadkobierców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających ich status (np. zaświadczenia z ZUS o braku uprawnień do renty rodzinnej lub legitymacji studenckiej w przypadku dzieci).
Wynagrodzenia i zasiłki w spadku
Jeżeli zmarły pracownik nie miał małżonka lub innej osoby uprawnionej do renty rodzinnej, to do masy spadkowej jako prawa majątkowe wchodzą:
• wynagrodzenie za pracę (za czas przepracowany do dnia zgonu),
• wynagrodzenie chorobowe,
• zasiłek chorobowy.
Choć za życia pracownika zasiłek chorobowy i wynagrodzenie za pracę stanowią różne źródła przychodów, z chwilą jego śmierci tracą swój indywidualny charakter i stają się jednolitym pakietem praw majątkowych. Jeśli trafiają do spadku, cały ten pakiet jest wyłączony spod opodatkowania PIT.
Weryfikacja uprawnionych kluczem do prawidłowego rozliczenia
W obliczu śmierci pracownika dział kadr i płac nie może bezrefleksyjnie działać w ten sam sposób w każdym przypadku. Przed pobraniem zaliczki i sporządzeniem PIT-11 należy rzetelnie ustalić kręg osób uprawnionych i ich status względem przepisów o emeryturach i rentach, gdyż to od tego zależy prawidłowe wypełnianie obowiązków płatnika.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 6 lutego 2026 r.
.
Autor/Redaktor cyklu:
