Zbliża się koniec września, co oznacza, że pracodawcy powinni zweryfikować, czy pracownicy wykorzystali przysługujący im zaległy urlop wypoczynkowy. Przepisy prawa pracy przewidują bowiem termin, w którym pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego w poprzednim roku kalendarzowym.
Do kiedy należy udzielić zaległego urlopu?
Zgodnie z Kodeksem pracy niewykorzystanego w terminie urlopu wypoczynkowego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Termin ten dotyczy urlopu niewykorzystanego w całości lub w części w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Oznacza to, że zaległy urlop za 2025 r. powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września 2026 r.
Czy pracodawca musi uzgodnić termin zaległego urlopu z pracownikiem?
Co do zasady termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego jest ustalany zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy zasadami planowania urlopów. Pracodawca powinien uwzględniać w tym zakresie wnioski pracowników, ale jednocześnie ma obowiązek zapewnić wykorzystanie urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy.
W przypadku zaległego urlopu pracodawca powinien więc podjąć działania zmierzające do jego udzielenia przed upływem ustawowego terminu.
Jeżeli pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu i odmawia uzgodnienia jego terminu, nie oznacza to automatycznie, że pracodawca może pozostawić urlop niewykorzystany.
W orzecznictwie przyjmuje się, że w przypadku zaległego urlopu pracodawca może udzielić go pracownikowi także bez jego zgody, jeżeli jest to konieczne do realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy.
Czy wystarczy zaplanować urlop przed 30 września?
Z perspektywy pracodawcy istotne jest nie samo zaplanowanie urlopu, ale jego udzielenie.
Oznacza to, że urlop powinien rozpocząć się nie później niż 30 września, o ile tego dnia pracownik, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, miał wykonywać pracę. Nie jest natomiast konieczne, aby cały urlop zakończył się przed upływem września.
Przykładowo, jeżeli urlop rozpocznie się 30 września, może obejmować również dni października. Istotne jest, aby rozpoczął się najpóźniej w ostatnim dniu września, w którym pracownik miał wykonywać pracę.
Pracodawca powinien zatem odpowiednio wcześniej ustalić terminy wykorzystania zaległych urlopów, tak aby faktycznie doszło do ich udzielenia przed upływem ustawowego terminu.
Czy po 30 września pracownik traci niewykorzystany urlop?
Upływ 30 września nie powoduje, że pracownik traci prawo do niewykorzystanego urlopu.
Termin 30 września jest terminem, w którym pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w tym terminie, pracodawca nadal powinien umożliwić pracownikowi jego wykorzystanie.
Nie oznacza to jednak, że przekroczenie terminu jest dla pracodawcy obojętne. Może ono skutkować odpowiedzialnością za naruszenie przepisów prawa pracy.
Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?
Nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu może w takim przypadku podlegać karze grzywny od 2.000 zł do 60.000 zł.
Co powinien zrobić pracodawca przed końcem września?
Pracodawca powinien w szczególności zweryfikować, którzy pracownicy posiadają niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, oraz ustalić terminy jego wykorzystania w taki sposób, aby zaległy urlop został faktycznie udzielony przed upływem ustawowego terminu.
Warto również pamiętać, że obowiązek udzielania urlopu wypoczynkowego spoczywa na pracodawcy. Sam fakt, że pracownik nie złożył wniosku o wykorzystanie zaległego urlopu, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku podjęcia odpowiednich działań.
Zbliżający się 30 września jest więc dobrym momentem na sprawdzenie stanu urlopów wypoczynkowych w firmie i podjęcie działań w odniesieniu do pracowników posiadających niewykorzystany urlop z poprzedniego roku.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 17 września 2026 r.
Autor:
Redaktor cyklu:
