Pytanie o dopuszczalność wystawienia faktury z datą wsteczną powraca przy każdej zmianie sposobu dokumentowania sprzedaży. Wraz z objęciem podatników obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem ten nabrał nowego wymiaru. Część przedsiębiorców zakłada, że KSeF technicznie uniemożliwia antydatowanie. Inni zauważają, że system przyjmuje plik XML z datą w polu P_1 wcześniejszą niż dzień jego przesłania. Obie intuicje są trafne jedynie częściowo. W dzisiejszym „Podatkowo to i owo” przedstawiamy, jak przepisy prawa kwalifikują taką fakturę i jakie ryzyka wiążą się z jej wystawieniem.
Zasada ogólna: dwie odrębne daty
Ustawa o VAT rozróżnia datę wystawienia faktury oraz datę dokonania dostawy lub wykonania usługi. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT faktura zawiera datę wystawienia, a zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 datę dokonania lub zakończenia dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia. Data wystawienia ma odzwierciedlać dzień, w którym dokument faktycznie powstał. Wpisanie w tym miejscu dnia wcześniejszego, zwykle zbieżnego z datą sprzedaży, stanowi antydatowanie i czyni fakturę nierzetelną co do jej daty.
Granice czasowe wyznacza art. 106i ustawy o VAT. Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy lub wykonania usługi, lecz nie wcześniej niż 60. dnia przed tymi zdarzeniami. Uchybienie terminowi nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego, który na zasadach ogólnych powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi. Spóźniona faktura nie wymaga zatem fikcji co do daty wystawienia. Wymaga natomiast wykazania podatku w okresie powstania obowiązku podatkowego, w razie potrzeby w drodze korekty JPK_V7 wraz z zapłatą odsetek za zwłokę.
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nabywca otrzymuje ją w dniu przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego. Na tym tle sformułowano tezę, że KSeF wyklucza antydatowanie, ponieważ o dacie wystawienia przesądza moment przyjęcia pliku przez system.
Teza ta wymaga istotnego doprecyzowania. Stosownie do art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT za fakturę wystawioną w trybie offline24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wystawienia wskazana na fakturze. Dla takich faktur art. 106nda ust. 10 przesądza, że datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika. System nie odrzuci zatem pliku z wcześniejszą datą w polu P_1, a odrzuceniu podlega jedynie data przyszła. Stanowisko to potwierdzają Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na interpelacje poselskie oraz Dyrektor KIS.
Kwalifikacja faktury jako wystawionej w trybie offline24 uruchamia obowiązek przesłania jej do KSeF niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Faktura, w której data w polu P_1 wyprzedza dzień przesłania o więcej niż jeden dzień roboczy, jest więc z mocy ustawy fakturą offline24 przesłaną po terminie. KSeF nie weryfikuje prawdziwości wpisanej daty, a odpowiedzialność za jej zgodność z rzeczywistością spoczywa na wystawcy. Tryby szczególne (awaria systemu, niedostępność systemu) pozwalają przesłać fakturę z opóźnieniem, lecz nie legitymizują wpisania daty, w której faktury jeszcze nie sporządzono.
Ryzyka po stronie wystawcy i nabywcy
Art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT przewiduje karę pieniężną za nieprzesłanie w wymaganym terminie do KSeF faktury. Wysokość kary odnosi się do kwoty podatku wykazanej na fakturze, a przy fakturach bez wykazanego podatku jej górna granica wynosi 18,7% kwoty należności ogółem.
Wyłączenie to dotyczy wyłącznie uchybienia terminowi przesłania, a nie nierzetelności treści faktury. Data wystawienia niezgodna z rzeczywistością czyni fakturę nierzetelną w rozumieniu art. 62 § 2 Kodeksu karnego skarbowego, który przewiduje karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności, albo obie te kary łącznie.
Na płaszczyźnie materialnej antydatowanie nie zmienia okresu rozliczenia VAT u sprzedawcy, wyznaczonego przez art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Może natomiast wpływać na moment powstania przychodu, który przypada na dzień wykonania świadczenia, nie później niż na dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Po stronie nabywcy antydatowanie nie przyspiesza prawa do odliczenia, które powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres otrzymania faktury, a otrzymanie faktury ustrukturyzowanej następuje w dniu przydzielenia numeru KSeF. Przesunięcie przesłania na kolejny miesiąc przesuwa więc odliczenie o cały okres rozliczeniowy, co przy wysokich kwotach podatku obciąża płynność kontrahenta. Ujawnienie w toku kontroli zaniżenia zobowiązania wynikającego z nieterminowego udokumentowania sprzedaży może ponadto skutkować ustaleniem dodatkowego zobowiązania podatkowego na podstawie art. 112b ustawy o VAT.
Wnioski praktyczne
Faktura w KSeF może zawierać w polu P_1 datę wcześniejszą niż dzień przesłania, lecz wyłącznie wtedy, gdy odpowiada ona dniowi rzeczywistego sporządzenia dokumentu, a podatnik we właściwym terminie przęśle ją do systemu. KSeF nie stanowi więc technicznej blokady antydatowania. Utrwala natomiast w sposób niezmienialny zarówno datę wpisaną przez wystawcę, jak i datę przesłania, a każda rozbieżność przekraczająca jeden dzień roboczy jest odczytywalna z samych danych systemowych.
W razie przeoczenia terminu fakturę należy wystawić z bieżącą datą, wskazując rzeczywisty dzień dostawy lub wykonania oraz skorygować rozliczenie za okres powstania obowiązku podatkowego. Procesy fakturowania powinny uwzględniać przesunięcie odliczenia u nabywcy na przełomie miesiąca, a korzystanie z trybu offline24 powinno być objęte wewnętrzną procedurą.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 09 listopada 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
