Ungeachtet des Umsatzes oder der Mitarbeiterzahl kann jeder Unternehmer einer staatlichen Kontrolle unterzogen werden. Das Unternehmergesetz vom 6. März 2018 regelt die Durchführung solcher Kontrollen. Diese können sowohl persönlich als auch per Fernzugriff erfolgen. Fernzugriffskontrollen wurden als Reaktion auf die durch die Corona-Pandemie bedingte Nachfrage eingeführt. Laut Statistik des Finanzministeriums wurden 2022 über 18.000 Kontrollen durchgeführt, was einem Anstieg von mehr als 2 Prozent entspricht. Die Durchsuchung von Geschäftsräumen kann gemäß Artikel 219 § 1 der Strafprozessordnung erfolgen, wenn ein Verdächtiger festgenommen, inhaftiert oder zwangsweise vorgeführt wird oder um Beweismittel oder Gegenstände zu finden, die im Strafverfahren beschlagnahmt werden können. In solchen Fällen dürfen Geschäftsräume und andere Orte durchsucht werden, wenn begründeter Verdacht besteht, dass sich der Verdächtige oder die genannten Gegenstände dort aufhalten. Beamte dieser Dienste und Behörden sind daher berechtigt, Gebäude und Räumlichkeiten zu durchsuchen und Dokumente sowie elektronische Geräte sicherzustellen.
Daher setzen Unternehmer vermehrt auf Verfahren für unangekündigte Kontrollen, die einen Rahmen für den Umgang mit solchen Kontrollen schaffen sollen. Diese Vorgehensweise ist nicht standardisiert und sollte individuell auf die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmers, seine Geschäftstätigkeit und sein Geschäftsmodell abgestimmt sein. Das Verfahren sollte das Unternehmen über die zu ergreifenden Schritte im Falle eines unangekündigten Besuchs von Vertretern von Behörden und Dienststellen informieren.
Im Falle einer Inspektion oder Durchsuchung sind die Sicherheits- und Büroangestellten die erste Anlaufstelle. Sie sollten angewiesen werden, Beamten Zutritt zu gewähren und deren Befugnis anhand ihrer Dienstausweise, Genehmigungen und Dokumente, die die Rechtmäßigkeit der Inspektion oder Durchsuchung bestätigen, zu überprüfen. Sie sollten außerdem unverzüglich die Geschäftsleitung über den Vorfall informieren. Daher sollte die Richtlinie die zu benachrichtigenden Personen und deren aktuelle Kontaktdaten genau festlegen.
Als Faustregel gilt es, ein Interventionsteam aus Führungskräften, Buchhaltern, externen Anwälten, IT-Mitarbeitern und weiterem erforderlichen Personal zusammenzustellen. Es empfiehlt sich außerdem, für dieses Team einen Koordinator vor Ort zu benennen, der die Kommunikation mit den Prüfern vom Sekretariat und dem Sicherheitspersonal übernimmt.
Das Verfahren sollte auch Informationen zur Information der Mitarbeiter über die Situation und zur Festlegung der Regeln enthalten, insbesondere des Verbots der Vernichtung oder Löschung von Dokumenten, der Regeln für die Zusammenarbeit mit den Behörden sowie der Hinweise zu Rechten und Pflichten, einschließlich der Möglichkeit, einen Anwalt hinzuzuziehen. Es ist außerdem wichtig, dass sich die Mitarbeiter gründlich mit dem Inhalt der zu unterzeichnenden Dokumente vertraut machen und dass diese den tatsächlichen Sachverhalt widerspiegeln.
Das Verfahren sollte auch die Grundsätze für die Überwachung der von den Diensten durchgeführten Tätigkeiten im Hinblick auf eine mögliche Überschreitung ihrer Befugnisse oder ein Überschreiten gesetzlicher Bestimmungen festlegen.
Es empfiehlt sich, nach der Inspektion/Durchsuchung einen internen Bericht zu erstellen, der überprüft wird und aus dem entsprechende Schlussfolgerungen gezogen werden.
Wenn Sie sich fragen, ob Sie auf eine Inspektion/Durchsuchung vorbereitet sind oder ob Sie die Notwendigkeit sehen, das Dawn-Raid-Verfahren anzuwenden, kontaktieren Sie uns bitte.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtsstatus ab dem 27. Dezember 2023
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