Czy służbowy lunch może zrujnować firmę? To pytanie brzmi jak żart, ale w rzeczywistości może być początkiem bardzo poważnych kłopotów. W jednej z polskich spółek zaproszenie klienta na mecz piłkarski i kolację skończyło się śledztwem, zatrzymaniami, a w rezultacie wielomilionowymi stratami finansowymi i utratą wiarygodności. W firmie nie było żadnych zasad ani procedur dotyczących relacji z kontrahentami i sektorem publicznym. Nikt nie kontrolował, co można, a czego nie. To wystarczyło, by uznano działanie pracownika za próbę korupcji.
Coraz więcej firm zaczyna rozumieć, że brak polityki antykorupcyjnej nie oznacza „braku problemu”. Przeciwnie – może być sygnałem zaniedbania i braku odpowiedzialności. Dziś już nie tylko duże korporacje, ale również średnie i mniejsze firmy wdrażają kodeksy postępowania oraz procedury przeciwdziałające nadużyciom. Działają profilaktycznie, bo wiedzą, że to inwestycja w bezpieczeństwo, stabilność i zaufanie klientów.
Korupcja to nie zawsze spektakularne łapówki czy przekręty na poziomie politycznym. W świecie biznesu przyjmuje często bardziej subtelne formy, które z pozoru wydają się niewinne. Czasem jest to prezent wręczony zbyt entuzjastycznie, czasem nieformalne zlecenie przekazane „znajomemu z polecenia”. W wielu przypadkach osoby zaangażowane nawet nie zdają sobie sprawy, że mogą właśnie łamać prawo. To właśnie brak wiedzy i procedur bywa najgroźniejszy, bo sprawia, że granica między „zwyczajem” a przestępstwem staje się niebezpiecznie płynna.
Kilka lat temu do naszej kancelarii zgłosiła się firma z branży produkcyjnej, która w dobrej wierze chciała okazać wdzięczność jednemu z urzędników samorządowych za sprawną współpracę. Pracownik działu handlowego wysłał mu na święta kosz prezentowy z życzeniami. Nie było to działanie zatwierdzone przez zarząd, ale też nikt nie miał wytycznych, jak postępować w takich sytuacjach. Sprawa szybko wyszła na jaw, a do firmy zapukały odpowiednie służby. Rozpoczęło się postępowanie, które groziło nie tylko konsekwencjami karnymi, ale też całkowitym zerwaniem współpracy z sektorem publicznym. Nasz zespół przygotował szczegółowe wyjaśnienia, przeprowadził audyt wewnętrzny, a następnie wdrożył kompletne procedury antykorupcyjne. Firma wyszła z kryzysu bez strat prawnych, ale z ważną lekcją i nowym podejściem do prowadzenia biznesu.
Kodeks antykorupcyjny to nie tylko zbiór zakazów i nakazów. To jasny komunikat dla pracowników, kontrahentów i partnerów biznesowych, że firma działa w sposób odpowiedzialny i przejrzysty. Dokument ten w prostych słowach wyjaśnia, czym jest korupcja, jak ją rozpoznać, jakie są granice relacji biznesowych oraz jakie zachowania są niedopuszczalne. Kodeks zawiera też zasady dotyczące przyjmowania prezentów, spotkań z przedstawicielami sektora publicznego oraz obowiązki pracowników w sytuacjach wątpliwych.
Oczywiście sam kodeks to dopiero początek. Skuteczny system przeciwdziałania korupcji powinien być dopasowany do specyfiki firmy i wdrażany etapami. Pierwszym krokiem jest często audyt wewnętrzny, który pozwala zidentyfikować miejsca szczególnie narażone na nieprawidłowości. Następnie tworzy się mapę ryzyk i opracowuje zasady postępowania. Równolegle przygotowuje się umowy, które zawierają odpowiednie klauzule antykorupcyjne i zapisy o odpowiedzialności. Ważnym elementem są także szkolenia, które uczą pracowników, jak reagować w praktyce na sytuacje niejednoznaczne. Dobrze, jeśli firma wdraża również system anonimowego zgłaszania nieprawidłowości – tak zwany whistleblowing – który pozwala szybko reagować na potencjalne problemy.
Jednym z naszych klientów była firma logistyczna zatrudniająca ponad dwustu pracowników. Jej właściciele zauważyli, że niektóre zlecenia trafiają do tych samych podwykonawców bez jasnych kryteriów wyboru. Nie chodziło o duże kwoty, ale powtarzające się nieformalne relacje i brak przejrzystości zaczął budzić niepokój. Nasz zespół przeprowadził analizę ryzyk, opracował dokumentację, przeszkolił pracowników i wprowadził procedury zgłaszania podejrzanych działań. Firma nie tylko uporządkowała wewnętrzne zasady, ale zyskała nowe kontrakty z partnerami, którzy szukają dostawców działających zgodnie z zasadami compliance. Wewnętrzne badanie opinii pokazało, że aż osiemdziesiąt pięć procent pracowników uznało wprowadzone zmiany za pozytywne i podnoszące ich poczucie bezpieczeństwa.
Warto pamiętać, że dzisiejsze przepisy nakładają na firmy coraz większe obowiązki. Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych przewiduje kary finansowe i sankcje karne wobec przedsiębiorstw, które nie zapobiegają przestępstwom popełnianym przez swoich pracowników. Coraz więcej instytucji publicznych i międzynarodowych oczekuje, że partnerzy biznesowi będą mieli wdrożone polityki etyczne i antykorupcyjne. Brak takich rozwiązań może zostać uznany za rażące niedbalstwo zarządu i skutkować nie tylko utratą reputacji, ale i odpowiedzialnością osobistą.
Z doświadczenia naszej kancelarii wynika, że coraz więcej firm rozumie, że procedury antykorupcyjne to nie przeszkoda, ale ochrona. Dobrze zaprojektowany system compliance staje się atutem przy pozyskiwaniu klientów, inwestorów czy zamówień publicznych. To również jasny sygnał dla pracowników, że firma traktuje ich odpowiedzialnie i nie naraża ich na działanie w szarej strefie.
Dla wielu firm najtrudniejsze jest rozpoczęcie tego procesu. Często słyszymy pytania: od czego zacząć, kto ma się tym zająć, jak nie zniechęcić zespołu? Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie: od audytu, przez przygotowanie dokumentów, po szkolenia i stały nadzór nad zgodnością procedur z przepisami prawa. Pomagamy budować systemy, które są dopasowane do realiów firmy, zrozumiałe i skuteczne.
Warto działać zanim pojawi się problem. Wdrożenie kodeksu antykorupcyjnego i towarzyszących mu procedur to działanie wyprzedzające, które może uchronić firmę przed niepotrzebnym kryzysem. Dzięki temu właściciele i zarząd zyskują pewność, że firma funkcjonuje uczciwie, przejrzyście i bezpiecznie.
Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma potrzebuje takich rozwiązań – odpowiedź brzmi: tak, jeśli zależy Ci na odpowiedzialnym prowadzeniu biznesu. W dzisiejszych czasach przejrzystość i etyka to nie luksus, ale fundament zaufania. I właśnie dlatego warto mieć po swojej stronie zespół prawników, którzy potrafią zadbać o bezpieczeństwo Twojej firmy.
autor/redaktor cyklu:
