W kolejnym wpisie z cyklu Compliance omówimy dla Państwa kompetencje rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Z naszego doświadczenia wynika, że osoby powoływane do składu niniejszego organu często bagatelizują obowiązki związane z piastowaniem funkcji członka rady nadzorczej spółki kapitałowej lub nie zdają sobie sprawy z ciążących na nich powinnościach. Jednocześnie wskazujemy, że w październiku bieżącego roku wejdzie w życie jedna z największych od lat nowelizacji Kodeksu spółek handlowych. Poza zmianami dotyczącymi prawa holdingowego nowelizacja obejmuje także przepisy dotyczące funkcjonowania organów spółek m.in. nadaje radzie nadzorczej nowe kompetencje i modyfikuje zasady odpowiedzialności jej członków. Zmiany Kodeksu spółek handlowych które wejdą w życie w drugiej połowie 2022 roku zostaną szczegółowo przedstawione i omówione w kolejnych wpisach z naszego cyklu.
Dzisiejszy artykuł rozpoczniemy oczywiście od krótkiej charakterystyki rady nadzorczej.
Rada nadzorcza – jak sama nazwa wskazuje, jest organem, którego nadrzędnym zadaniem jest bieżący nadzór nad funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Chociaż jej główną kompetencją jest kontrola podejmowanych przez spółkę działań to należy zaznaczyć, że organ ten jest wyposażony w narzędzia pozwalające na interwencję w przypadku wykrycia nieprawidłowości w działalności spółki m.in. może żądać informacji, wyjaśnień, a także udzielać wytycznych i ingerować (choć nie w bezpośredni sposób) w działalność spółki.
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, rada nadzorcza (lub komisja rewizyjna) powinna być powołana gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000,00 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. W każdym innym przypadku utworzenie rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest dobrowolne. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz skomplikowaną strukturę, rada nadzorcza (niezależnie od liczby akcjonariuszy lub posiadanego kapitału zakładowego) jest obligatoryjna w spółkach akcyjnych dlatego w dalszej części artykułu skupimy się wyłącznie na radzie nadzorczej w spółkach akcyjnych.
Wymogi ogólne co do członków rady nadzorczej w spółce akcyjnej
Rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech, a w spółkach publicznych co najmniej z pięciu członków, powoływanych i odwoływanych przez walne zgromadzenie przy czym statut może przewidywać inny sposób powoływania lub odwoływania członków rady nadzorczej. Członkiem rady nadzorczej, może być tylko osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Jednak to nie jedyne kryteria – polski ustawodawca postanowił stanowczo rozdzielić kompetencje nadzorcze od pozostałych funkcji o charakterze organizacyjno-zarządczym wprowadzając zakaz łączenia stanowisk ze sprawowaniem funkcji członka rady nadzorczej. Zgodnie z przepisem art. 387 KSH nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej:
- członek zarządu,
- prokurent,
- likwidator,
- kierownik oddziału lub zakładu
- zatrudniony w spółce główny księgowy,
- zatrudniony w spółce radca prawny lub adwokat.
Zakaz łączenia stanowisk, o którym mowa powyżej stosuje się również do innych osób, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi (387 § 2 KSH), a także odpowiednio do członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej (387 § 3 KSH).
Członkowie rady nadzorczej są powoływani na kadencję trwającą nie dłużej niż 5 lat przy czym możliwe jest ponowne powołanie tej samej osoby do organu nadzorującego na kolejne kadencje nie dłuższe niż pięć lat każda, jeżeli powołanie następuje nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji. Od kadencji oznaczającej okres sprawowania danej funkcji należy rozróżnić pojęcie mandatu tj. uprawnienia do sprawowania tej funkcji. Jeżeli statut przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu, powołanego przed upływem danej kadencji zarządu, wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Mandat członka rady nadzorczej spółki akcyjnej wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, a także wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania go ze składu zarządu.
Zakres obowiązków i uprawnienia rady nadzorczej
Rada nadzorcza powinna być zwoływana przez swojego przewodniczącego w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku obrotowym. Wybór przewodniczącego rady nadzorczej jest obowiązkowy – osoba pełniąca tę funkcję m.in. ustala terminy posiedzeń, organizuje pracę organu nadzoru i przewodniczy jej.
Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. W celu wykonania obowiązków, o których mowa powyżej rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Do kompetencji rady nadzorczej należy również powoływanie, odwoływanie, a także zawieszanie (z ważnych powodów), w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków zarządu oraz delegowanie członków rady nadzorczej, na okres nie dłuższy niż trzy miesiące, do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności.
Rada nadzorcza zatwierdza plany działania spółki, analizuje decyzje podejmowane przez zarząd oraz dokonuje rewizji stanu majątku spółki. Istotną kompetencją rady nadzorczej może być także wprowadzenie w statucie obowiązku uzyskania przez zarząd zgody tego organu przed dokonaniem określonych czynności (przy czym w przypadku odmowy, zarząd może zwrócić się do walnego zgromadzenia aby powzięło uchwałę udzielającą zgodę na dokonanie tej czynności).
Odpowiedzialność członków rady nadzorczej
Tak jak zostało to zasygnalizowane na wstępie, na członkach rady nadzorczej ciążą liczne obowiązki, które powinny być wykonywane zgodnie z prawem i z należytą starannością. W przypadku działań niezgodnych z prawem lub podejmowanych z nienależytą starannością jak również jawnych zaniechań, członkowie rady nadzorczej mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. Przykładami działań na szkodę spółki popełnianymi przez członków tego organu jest m.in. niegospodarność, przestępstwo ogłaszania fałszywych danych (art. 587 KSH), jak również naruszenia dotyczące sprawozdań finansowych. Za szkody wyrządzone spółce członkowie rady nadzorczej mogą zostać ukarani karami takimi jak grzywna, a nawet ograniczenie albo pozbawienie wolności.
Podsumowując, rada nadzorcza jest ważnym organem, posiadającym szerokie kompetencje. W związku z tak wieloma uprawnieniami, pełnienie funkcji członka rady nadzorczej zostało obwarowane ponoszeniem odpowiedzialności za szkody wyrządzone spółki, co ma na celu zdyscyplinowanie członków rady oraz ograniczenie zaniedbań przy pełnieniu niniejszej funkcji.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 26 kwietnia 2022 r.
autorzy:
