Rok 2025 przyniósł wyraźne zaostrzenie praktyki egzekwowania przepisów RODO przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Już w pierwszych miesiącach roku zapadły decyzje, które pokazują, że ochrona danych osobowych nie jest wyłącznie kwestią formalnej dokumentacji, lecz realnych działań organizacyjnych i technicznych. Rekordowe kary RODO w 2025 roku są czytelnym sygnałem ostrzegawczym dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych – brak zgodności z przepisami oznacza dziś wysokie ryzyko finansowe i reputacyjne.
Najważniejsze decyzje UODO w 2025 roku – co wynika z praktyki organu?
Decyzja DKN.5131.1.2025 dotyczyła podmiotu publicznego realizującego zadania o istotnym znaczeniu społecznym, który przetwarzał dane osobowe dużej liczby osób fizycznych w ramach wykonywania swoich ustawowych kompetencji. W toku postępowania Prezes UODO ustalił, że administrator:
- przetwarzał dane osobowe bez jednoznacznie określonej i prawidłowo dobranej podstawy prawnej,
- nie był w stanie wykazać, dlaczego przyjęta podstawa z art. 6 ust. 1 RODO miała zastosowanie do konkretnego celu przetwarzania,
- naruszył zasadę przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą – informacje przekazywane osobom fizycznym były niepełne lub nieadekwatne do rzeczywistego zakresu operacji na danych.
Co istotne, sprawa dotyczyła danych przetwarzanych w relacji „obywatel – instytucja publiczna”, a więc sytuacji, w której osoba fizyczna ma ograniczoną możliwość sprzeciwu lub realnego wyboru. UODO podkreślił, że w takich przypadkach administrator publiczny ma podwyższony standard staranności, ponieważ:
- działa z pozycji władczej,
- przetwarza dane w sposób masowy,
- skutki naruszenia mogą dotknąć szerokiej grupy społecznej.
W uzasadnieniu decyzji Prezes UODO wprost wskazał, że społeczny charakter naruszenia oraz jego potencjalny wpływ na prawa i wolności wielu osób stanowiły okoliczność obciążającą przy wymiarze kary. To właśnie ten element przesądził o sięgnięciu po sankcję o charakterze maksymalnym, mimo że adresatem decyzji był podmiot publiczny.
Decyzja ta jednoznacznie pokazuje, że status podmiotu publicznego nie chroni przed wysokimi karami administracyjnymi, a wręcz przeciwnie – w określonych sytuacjach może prowadzić do surowszej oceny naruszenia niż w przypadku podmiotów prywatnych.
Jakie naruszenia RODO najczęściej kończą się karą?
Analiza decyzji publikowanych przez UODO w 2025 roku pokazuje powtarzalne obszary ryzyka:
- nieterminowe lub nieprawidłowe zgłaszanie naruszeń ochrony danych,
- brak przekazania informacji o naruszeniu osobom, których dane dotyczą,
- luki w zabezpieczeniach technicznych i organizacyjnych,
- rozbieżności między dokumentacją a faktyczną praktyką przetwarzania danych,
- brak współpracy z organem nadzorczym w toku postępowania.
UODO coraz częściej bada nie tylko „czy procedura istnieje”, ale czy rzeczywiście działa w praktyce.
Najwyższe kary nałożone w 2025 roku
- Poczta Polska S.A. – kara: ok. 27 124 816 zł (6,44 mln €)
Przyczyna: bezprawne udostępnienie i przetwarzanie danych osobowych ok. 30 mln obywateli z rejestru PESEL w związku z przygotowaniami do tzw. wyborów korespondencyjnych w 2020 r. — bez właściwej podstawy prawnej i naruszając zasady RODO.
- Minister Cyfryzacji – kara: 100 000 zł
Przyczyna: udostępnienie danych Poczcie Polskiej bez podstawy prawnej (ta sama sprawa co kara na Pocztę).
- ING Bank Śląski S.A. – kara: 18,4 mln zł
Przyczyna: nieuprawnione skanowanie dokumentów tożsamości klientów (m.in. PESEL) bez oceny konieczności i proporcjonalności przetwarzania — naruszenie zasad legalności i minimalizacji danych.
- McDonald’s Polska Sp. z o.o. – kara: ok. 16,9 mln zł
Przyczyna: liczne naruszenia zasad ochrony danych — m.in. ujawnienie danych osobowych pracowników z powodu braku adekwatnych zabezpieczeń i kontroli nad przetwarzaniem przez podmiot zewnętrzny.
Plan kontroli sektorowych UODO na 2025 rok – kto jest w grupie podwyższonego ryzyka?
W 2025 roku UODO zapowiedział kontrole skoncentrowane na sektorach szczególnie wrażliwych, w tym:
- podmiotach przetwarzających dane w wielkoskalowych systemach UE (np. SIS, VIS),
- sektorze ochrony zdrowia i przetwarzaniu danych medycznych,
- placówkach edukacyjnych i podmiotach przetwarzających dane dzieci,
- sposobach prowadzenia rejestrów naruszeń i dokumentowania incydentów.
Takie podejście pokazuje, że kontrola RODO może mieć charakter planowy, a nie wyłącznie reaktywny, co istotnie zwiększa ryzyko audytu także dla podmiotów, które dotąd nie były kontrolowane.
Czego uczą przedsiębiorców rekordowe kary RODO w 2025 roku?
1. Podstawa prawna przetwarzania to fundament
Błędy w identyfikacji lub dokumentowaniu podstawy prawnej przetwarzania danych mogą skutkować sankcjami sięgającymi najwyższych progów przewidzianych w RODO.
2. Zgłaszanie naruszeń nie jest formalnością
UODO analizuje nie tylko termin zgłoszenia, ale także jego jakość, kompletność i sposób oceny ryzyka dla osób, których dane dotyczą.
3. Procedury muszą działać w praktyce
Same polityki i regulaminy nie chronią przed karą, jeśli nie są realnie stosowane i aktualizowane.
4. Kontrole sektorowe zwiększają presję compliance
Podmioty z branż „wysokiego ryzyka” powinny zakładać zwiększone prawdopodobieństwo kontroli i odpowiednio wcześniej przygotować się organizacyjnie.
Podsumowanie – jak ograniczyć ryzyko kary RODO w 2025 roku?
Rok 2025 potwierdza, że RODO to proces ciągły, a nie jednorazowe wdrożenie dokumentów. Rekordowe kary i zapowiedziane kontrole sektorowe oznaczają dla przedsiębiorców konieczność:
- regularnych audytów RODO,
- aktualizacji dokumentacji i procedur,
- szkoleń pracowników,
- testowania realnej skuteczności zabezpieczeń.
Brak przygotowania może skutkować nie tylko karą finansową, ale także poważnymi stratami wizerunkowymi.
FAQ – rekordowe kary RODO 2025
Czy UODO może nałożyć maksymalną karę RODO na podmiot publiczny?
Tak. Decyzje z 2025 roku potwierdzają, że podmioty publiczne nie są wyłączone spod najwyższych sankcji.
Jak szybko trzeba zgłosić naruszenie danych osobowych?
Co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, chyba że nie powoduje ono ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Czy brak procedur RODO zawsze oznacza karę?
Nie zawsze, ale znacząco zwiększa ryzyko jej nałożenia – szczególnie przy naruszeniach o charakterze systemowym.
Jakie branże są najbardziej narażone na kontrole w 2025 roku?
Ochrona zdrowia, edukacja, podmioty przetwarzające dane dzieci oraz administratorzy dużych systemów informatycznych.
Czy audyt RODO może zmniejszyć wysokość kary?
Tak – działania naprawcze i prewencyjne są brane pod uwagę jako okoliczności łagodzące.
Jak w takich sprawach pomaga Kancelaria Graś i Wspólnicy?
Doświadczenie wynikające z decyzji Prezesa UODO pokazuje, że ryzyko naruszeń RODO dotyczy nie tylko przedsiębiorców, ale również podmiotów publicznych realizujących zadania o istotnym znaczeniu społecznym. Kancelaria Graś i Wspólnicy wspiera zarówno sektor prywatny, jak i publiczny w kompleksowym zarządzaniu zgodnością z przepisami o ochronie danych osobowych.
W ramach obsługi prawnej w obszarze RODO kancelaria pomaga m.in. w:
- analizie i prawidłowym doborze podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych (art. 6 i 9 RODO),
- weryfikacji zgodności procesów przetwarzania z zasadami legalności, przejrzystości i minimalizacji danych,
- przygotowaniu i aktualizacji klauzul informacyjnych oraz dokumentacji RODO,
- wsparciu w postępowaniach przed Prezesem UODO, w tym na etapie kontroli, wyjaśnień i odwołań od decyzji,
- doradztwie w zakresie zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych i komunikacji z osobami, których dane dotyczą,
- przeprowadzaniu audytów RODO oraz szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników.
Takie podejście pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko nałożenia administracyjnych kar pieniężnych, ale również przygotować organizację na kontrole sektorowe UODO oraz wykazać należytą staranność w przypadku ewentualnych postępowań.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna
Stan prawny na dzień 16 grudnia 2025 r.
Autor / Redaktor cyklu:
