Wewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów są kluczowym elementem skutecznej komunikacji w organizacji. Dzięki nim pracownicy mogą bezpiecznie i anonimowo zgłaszać wszelkie nieprawidłowości, nadużycia czy zagrożenia. Istnienie takich kanałów pozwala na budowanie zaufania w miejscu pracy oraz skuteczną eliminację potencjalnych problemów.
Wprowadzenie klarownych procedur zgłaszania sygnałów, odpowiednich formularzy oraz systemów monitorowania zgłoszeń jest niezwykle istotne dla zapewnienia skuteczności tego procesu. Dbałość o poufność i bezpieczeństwo informacji przekazywanych przez sygnalistów to fundament prawidłowego funkcjonowania wewnętrznych kanałów zgłoszeń.
Warto również regularnie edukować pracowników na temat istnienia i zasad działania tych kanałów, aby zachęcić ich do aktywnego uczestnictwa w procesie zgłaszania sygnałów. Otwarta i bezpieczna atmosfera w miejscu pracy sprzyja identyfikowaniu problemów na wczesnym etapie i skutecznemu zarządzaniu nimi.
Dyrektywa 2019/1937 nie precyzuje, w jaki sposób polityka zgłoszeń wewnętrznych ma być opracowana przez pracodawcę i jak ma być wcielona w życie. Wymaga jedynie, aby dokonane to było po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi, jeżeli tak przewiduje prawo krajowe (art.8. ust. 1 in fine dyrektywy 2019/1937). Kluczowe znaczenie w tym zakresie mają przepisy prawa krajowego. W tym kontekście projekt ustawy zawiera regulację trybu przyjęcia procedury w art. 24 ust. 3-6. Zgodnie z nim:
„3. Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
1) zakładową organizacja związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego- jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa.
4. Konsultacje, o których mowa w ust.3, trwają krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących prace w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
6. Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, podmiot prawny przekazuje informacje i procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy”.
Oznacza to, że procedura ta stanowi przepis wewnętrznego prawa pracy. Szczególnie istotne znaczenie ma fakt, że nowy pracownik powinien być zapoznany ze wskazaną regulacją jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.
Podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń może być:
1) wyznaczony pracownik,
2) wyznaczona komórka organizacyjna firmy,
3) wyznaczony podmiot zewnętrzny,
4) podmiot o charakterze hybrydowym – np. jedna osoba z odpowiedniej komórki organizacyjnej, jedna z podmiotu zewnętrznego.
Kluczowe znaczenie ma fakt, że podmiot ten ma być bezstronny i zapewnić prawidłowy przebieg w zakresie ewentualnych działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniami. Ponadto istotne jest, że podmioty te powinny uniemożliwić dostęp do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz powinny zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Wnioski i rekomendacje płynące z zgłoszeń sygnalistów mogą stanowić cenne wsparcie dla zarządzania ryzykiem oraz doskonalenia procesów w organizacji. Dlatego też należy zadbać o skuteczne przetwarzanie i analizę zgłoszeń, a także o odpowiednie reakcje na sygnały, aby zapewnić pozytywne efekty dla całej firmy.
Wewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów to nie tylko narzędzie do wykrywania problemów, ale także szansa na budowanie kultury otwartej, opartej na zaufaniu i współpracy. Ich odpowiednie funkcjonowanie wymaga zaangażowania wszystkich pracowników oraz wsparcia ze strony kierownictwa. Dlatego warto inwestować w rozwój i doskonalenie tych kanałów, aby przyczynić się do budowy lepszej i bardziej efektywnej organizacji.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 20 lutego 2024 r.
autor:
