Krajowy System e-Faktur jest już codziennością większości podatników, ale jego ostatni etap dopiero przed nami. Ministerstwo Finansów poinformowało 16 września 2026 r., że pracuje nad zmianą ustawy o VAT, która przesunie koniec okresu bez sankcji za błędy w stosowaniu KSeF na 31 grudnia 2027 r. Zapowiedź zbiegła się z kilkoma zmianami, które od 1 stycznia 2027 r. wpłyną na sposób fakturowania.
Odroczenie kar nie jest odroczeniem obowiązku
Za wystawienie faktury poza KSeF mimo istniejącego obowiązku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100 proc. podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez podatku do 18,7 proc. należności ogółem. Kary grożą także za korzystanie z trybów wyjątkowych, sporządzenie faktury niezgodnie ze wzorem i nieterminowe przesłanie jej do systemu. Według obecnych przepisów miałyby być nakładane od 1 stycznia 2027 r., lecz propozycja resortu przesuwa ten moment o rok, czyli na 2028 r.
MF podkreśla, że odroczenie sankcji nie oznacza zwolnienia z obowiązku. W 2027 r. administracja skarbowa ma przede wszystkim wspierać przedsiębiorców i przypominać o obowiązkach, ale będzie reagować na faktury wystawiane poza KSeF, o ile nie mieszczą się w ustawowych wyjątkach, oraz badać, czy niestosowanie systemu nie służy nierzetelnemu rozliczaniu podatku.
Kara finansowa to tylko jedna z możliwych konsekwencji. Dokument wystawiony poza systemem tam, gdzie obowiązuje KSeF, nie jest fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu ustawy. Może to budzić wątpliwości po stronie nabywcy co do odliczenia VAT i zwiększa ryzyko uwag w toku kontroli, także wtedy, gdy kary pieniężnej nikt nie nałoży.
Trzeba też pamiętać, że zapowiedź nie jest jeszcze prawem. Resort dopiero przystępuje do pisania projektu, a do 1 stycznia 2027 r. zostało nieco ponad trzy i pół miesiąca. Zmiana musiałaby w tym czasie przejść przez rząd, Sejm i Senat i trafić do podpisu Prezydenta. Do momentu wejścia w życie nowelizacji obowiązuje dotychczasowa data. Rozsądnie jest więc planować wdrożenie tak, jakby kary miały ruszyć w styczniu, a ewentualne odroczenie traktować jako margines bezpieczeństwa.
Koniec okresów przejściowych z 1 stycznia 2027 r.
Najwięksi podatnicy weszli do systemu 1 lutego 2026 r., większość pozostałych 1 kwietnia, a najmniejsi, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, zaczynają wystawiać faktury w KSeF 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. mogą oni wystawiać faktury papierowe lub w formie PDF poza systemem. W praktyce obejmie to jednoosobowe działalności prowadzone na niewielką skalę oraz podatników zwolnionych z VAT.
Drugą grupą, której zmiana dotknie szczególnie mocno, są podmioty sprzedające przez kasy rejestrujące. Do 31 grudnia 2026 r. art. 145n ustawy o VAT pozwala wystawiać faktury przy użyciu kas oraz traktować paragon z NIP nabywcy, do 450 zł brutto lub 100 euro, jako fakturę uproszczoną. Ten okres przejściowy wygasa 1 stycznia 2027 r., a znowelizowany art. 111 ust. 3a pkt 1 sprawia, że kasa przestaje służyć do wystawiania faktur, więc paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Sprzedaż na rzecz podatnika VAT zewidencjonowana na kasie, nawet gdy nie przekracza 450 zł, będzie musiała zostać udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Dotyczy to handlu detalicznego, gastronomii, warsztatów, stacji paliw i usług, czyli wszędzie tam, gdzie klienci biznesowi proszą o NIP na paragonie. Tu trzeba zadbać o integrację kasy lub systemu sprzedażowego z KSeF, bo samo wystawienie paragonu przestanie wystarczać.
Numer KSeF w informacjach o płatności
Od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, także w przelewach w mechanizmie podzielonej płatności, trzeba będzie podawać numer KSeF faktury, na podstawie art. 108g ustawy o VAT. Dzięki temu administracja skarbowa ma powiązać konkretną fakturę z konkretnym przelewem.
Wymóg wygląda na kosmetyczny, ale dotyka procesu płatności, a nie tylko fakturowania. Numer KSeF musi być dostępny w chwili zlecania przelewu, co oznacza dla wielu firm zmianę procedur akceptacji faktur, integrację systemu księgowego z bankowością albo dostosowanie plików płatności masowych. Warto to przetestować w czwartym kwartale, a nie w pierwszym tygodniu stycznia.
Pakiet usprawnień
Po konsultacjach z organizacjami przedsiębiorców i doradcami podatkowymi Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet siedmiu usprawnień, które mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r. Mają one przede wszystkim charakter techniczny, ale część z nich ma znaczenie także dla organizacji pracy w firmie.
Aplikacja Podatnika ma umożliwić oznaczanie faktur statusami, na przykład do zaksięgowania, do wyjaśnienia lub nie do zaksięgowania, co ułatwi porządkowanie dokumentów w księgowości. Tokeny, które miały wygasnąć z końcem 2026 r., pozostaną w użyciu, a ich ważność będzie można ustawiać w przedziale od jednego do 365 dni, z możliwością automatycznego odnawiania za zgodą właściciela. To istotne dla firm, które oparły integrację z KSeF właśnie na tokenach i obawiały się przerwy w działaniu.
Kolejna nowość to możliwość rozszerzenia faktur o kontekst biznesowy, czyli powiązanie ich z projektami, kategoriami kosztów lub zdarzeniami operacyjnymi. Dane te mają być przechowywane w samym KSeF, a nie w strukturze pliku XML. Rozwiązanie ma zwiększyć możliwości analityczne, pozwoli ono jednak również fiskusowi lepiej analizować przepływy finansowe.
Resort zapowiada też wyższe limity zapytań do API, co ma znaczenie głównie dla podmiotów przetwarzających setki tysięcy dokumentów miesięcznie, oraz możliwość zgłaszania podejrzanych faktur i prób wyłudzeń bezpośrednio przez API.
Jak wykorzystać dodatkowy czas
Jeśli odroczenie kar się potwierdzi, rok 2027 będzie czasem na uporządkowanie procesów, a nie na ich odkładanie. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, jakie dokumenty sprzedażowe powstają dziś poza głównym systemem fakturowania, zwłaszcza na kasach, w sklepach internetowych i w systemach branżowych. Następnie trzeba zweryfikować uprawnienia pracowników i biur rachunkowych oraz procedury na wypadek awarii systemu. Do tego dochodzi przygotowanie płatności z numerem KSeF i przegląd umów z kontrahentami pod kątem sposobu doręczania faktur i odpowiedzialności za błędy. Dobrym zwyczajem jest także dokumentowanie podjętych działań, bo w razie kontroli świadczą one o należytej staranności.
Zmiany w KSeF mają więc dwie warstwy. Pierwsza to zapowiedź łagodniejszego reżimu sankcyjnego, która wciąż czeka na uchwalenie. Druga to twarde zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2027 r., które nie zależą od tej nowelizacji. Firmy, które przygotują się na obie, wejdą w nowy rok bez stresu, niezależnie od losów projektu w parlamencie
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 18 września 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
