Nowe uprawnienia PIP i ich drugie dno
Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji administracyjnej stwierdzić istnienie stosunku pracy, jeżeli współpraca formalnie oparta na umowie zlecenia, umowie o dzieło albo kontrakcie B2B w rzeczywistości spełnia przesłanki z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Decyzja nie zapada z zaskoczenia. Poprzedza ją kontrola i polecenie usunięcia naruszeń, a dopiero jego niewykonanie otwiera drogę do władczego rozstrzygnięcia. Inspektor zachował przy tym dotychczasowe uprawnienie do wytoczenia przed sądem pracy powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy.
Dla przedsiębiorcy najpoważniejsze konsekwencje leżą jednak poza prawem pracy. Zmiana kwalifikacji relacji przenosi przychody współpracownika do innego źródła w PIT, odbiera jego czynnościom charakter samodzielnej działalności gospodarczej w VAT i zmienia tytuł do ubezpieczeń społecznych. Nowelizacja wprowadziła zarazem systemową wymianę informacji między PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową, dlatego ostateczna decyzja inspektora z dużym prawdopodobieństwem stanie się punktem wyjścia do kontroli podatkowej i składkowej.
Od kiedy działa decyzja inspektora
Zasadą jest działanie decyzji na przyszłość. Datą zawarcia umowy o pracę jest dzień wydania decyzji i od tego dnia wywołuje ona skutki w prawie pracy, prawie podatkowym, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym oraz w zakresie obowiązkowych wpłat na fundusze. Skutki te podlegają jednak wykonaniu dopiero wtedy, gdy decyzja stanie się wykonalna, a więc z dniem następującym po bezskutecznym upływie terminu do wniesienia odwołania, z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu albo z chwilą nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.
Ustawa przewiduje wyjątek o charakterze ochronnym. Jeżeli w okresie od rozpoczęcia kontroli do upływu terminu na odwołanie albo prawomocnego zakończenia sprawy umowa cywilnoprawna zostanie rozwiązana, wypowiedziana, wygaśnie lub zakończy się faktyczne świadczenie pracy, za datę zawarcia umowy o pracę przyjmuje się dzień rozpoczęcia kontroli. Rozwiązanie ma zniechęcać do pozbywania się współpracownika w toku postępowania. W piśmiennictwie widać przy tym rozbieżność co do zasięgu wyjątku: część komentatorów ogranicza go do oceny legalności zatrudnienia i ochrony trwałości stosunku, inni przyjmują, że cofnięcie daty przenosi się także na obowiązki podatkowe i składkowe. Do czasu ukształtowania się praktyki bezpieczniej planować rozliczenia według wariantu szerszego.
W praktyce spór o decyzję może trwać latami, a współpraca w tym czasie toczy się na dotychczasowych zasadach. Już na tym etapie warto więc gromadzić dane potrzebne do ewentualnej korekty rozliczeń PIT, VAT i ZUS na wypadek utrzymania decyzji w mocy.
Podatek dochodowy
Od dnia, w którym decyzja stała się wykonalna, zatrudniający działa jako płatnik. Oblicza i pobiera zaliczki, sporządza deklaracje i informację PIT-11 tak jak w przypadku każdego innego pracownika. Ministerstwo Finansów potwierdziło w lipcu 2026 r., że decyzja zmienia źródło przychodów osoby nią objętej z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działalności wykonywanej osobiście na stosunek pracy, a osoba ta powinna skorygować swoje rozliczenia za okres objęty decyzją. Resort zaznaczył też, że nowelizacja zmieniła procedurę ustalania stosunku pracy, a nie przepisy ustawy o PIT, więc skutki podatkowe są analogiczne do tych, które od lat wywołuje sądowe ustalenie stosunku pracy.
Sama decyzja nie sięga wstecz, ale przeszłe rozliczenia nie są zamknięte. Naczelnik urzędu skarbowego może w odrębnym postępowaniu uznać, że relacja już wcześniej była stosunkiem pracy w rozumieniu ustawy o PIT, i określić zatrudniającemu zaległość w zaliczkach za cały nieprzedawniony okres. Rozstrzygnięcie takie, de facto o zmianie źródła przychodów, działa wyłącznie na gruncie podatkowym i nie zmienia statusu stron w prawie pracy ani w ubezpieczeniach społecznych.
Pozycję organów wzmacnia nowy art. 201 § 1aa Ordynacji podatkowej, obowiązujący od 8 lipca 2026 r. Ostateczna decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy, prawomocne orzeczenie sądu wydane w sprawie takiej decyzji oraz prawomocny wyrok zapadły z powództwa inspektora stanowią rozstrzygnięcie zagadnienia wstępnego i wiążą organ podatkowy. W razie wątpliwości co do okresów nieobjętych decyzją organ może z kolei zwrócić się do PIP o przeprowadzenie kontroli. Spór przed sądem nie działa też na korzyść zatrudniającego w zakresie przedawnienia: wniesienie powództwa przez inspektora oraz przekazanie odwołania od decyzji do sądu zawieszają bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na podstawie dodanych pkt 3a i 3b w art. 70 § 6 Ordynacji podatkowej.
Rozważmy przykład. Spółka od 2022 r. współpracuje z księgowym na podstawie kontraktu B2B. Inspektor wydaje decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy, która staje się wykonalna 1 października 2026 r. Od tego dnia spółka pobiera zaliczki i rozlicza księgowego jak pracownika. Decyzja nie tworzy zaległości za okres od 2023 r. do 1 października 2026 r., jednak po otrzymaniu informacji z PIP , urząd skarbowy może zbadać, czy w tym okresie umowa b2b nie miała cech stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT. Jeżeli tak oceni, określi spółce zaległość w zaliczkach także za ten czas.
Dla współpracownika przekwalifikowanie oznacza utratę ryczałtu lub podatku liniowego oraz prawa do rozliczania faktycznych kosztów. Przychody podlegają wówczas skali podatkowej, a przy wyższych wynagrodzeniach znaczna ich część trafia do przedziału objętego stawką 32%. Jednocześnie podatek zapłacony dotychczas w ramach działalności może stać się nadpłatą. Ministerstwo Finansów wskazało, że nadpłata ujawniona z jednego tytułu podlega z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości z innego tytułu wraz z odsetkami za zwłokę.
Ciężar zaległych zaliczek spoczywa jednak przede wszystkim na zatrudniającym. Zgodnie z art. 26a § 1 Ordynacji podatkowej podatnik nie odpowiada za zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania ze stosunku pracy do wysokości zaliczek, które płatnik był obowiązany pobrać. Płatnik, który nie obliczył, nie pobrał lub nie wpłacił podatku, odpowiada za niego całym swoim majątkiem na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji, a organ określa tę należność w decyzji o odpowiedzialności podatkowej płatnika. Do tego dochodzą odsetki za zwłokę. Ewentualny zwrot równowartości tych kwot od pracownika wymaga dochodzenia roszczenia przed sądem powszechnym, a jego skuteczność bywa wątpliwa.
W tle pozostaje odpowiedzialność karna skarbowa płatnika z art. 78 Kodeksu karnego skarbowego za niepobranie podatku oraz z art. 80 za niezłożenie w terminie informacji PIT-11. Przestępstwo z art. 78 może zostać popełnione również w zamiarze ewentualnym. Ministerstwo Finansów przypomina jednak, że samo naruszenie przepisu bez winy nie jest czynem zabronionym, a ocena będzie zależeć od okoliczności sprawy, w szczególności od tego, czy dany model współpracy służył obejściu przepisów prawa pracy.
Na gruncie podatku dochodowego zatrudniającego wynagrodzenie co do zasady pozostaje kosztem uzyskania przychodów, lecz po przekwalifikowaniu jego rozpoznanie podlega regułom przewidzianym dla należności ze stosunku pracy i składek płatnika (art. 15 ust. 4g i 4h ustawy o CIT oraz odpowiednio art. 22 ust. 6bb i 6bc ustawy o PIT). Przy korekcie za lata ubiegłe może to przesunąć moment ujęcia kosztów.
VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, z tytułu których przychody zostały wymienione w art. 12 ust. 1 do 6 ustawy o PIT, a więc m.in. przychodów ze stosunku pracy. Jeżeli w danym okresie strony łączył w istocie stosunek pracy, współpracownik nie działał w tym zakresie jako podatnik VAT i co do zasady nie powinien był wystawiać faktur. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że przekwalifikowanie będzie wymagało wystawienia faktur korygujących, przy czym korekta dotyczy wyłącznie faktur dokumentujących czynności wykonywane w ramach zakwestionowanej relacji i za okres objęty rozstrzygnięciem.
Dla nabywcy oznacza to ryzyko utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur, a w konsekwencji obowiązek zwrotu odliczonego VAT wraz z odsetkami. Właściwą podstawą zakwestionowania odliczenia wydaje się art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, dotyczący faktur dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu. Kwalifikowanie takich dokumentów jako „pustych faktur” jest naszym zdaniem nadmiernym uproszczeniem: usługa została faktycznie wykonana, a problem dotyczy statusu świadczącego, nie fikcyjności zdarzenia. Ma to znaczenie zarówno dla oceny sankcji, jak i dla ewentualnej odpowiedzialności karnej skarbowej.
Wystawca faktury, który wykazał na niej podatek, co do zasady pozostaje zobowiązany do jego zapłaty na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, dopóki nie wyeliminuje ryzyka uszczuplenia przez korektę. Organ może też ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Jego wysokość powinna uwzględniać okoliczności sprawy, w tym działanie stron w dobrej wierze.
Ministerstwo Finansów również w tym obszarze podkreśla zasadę winy. Odpowiedzialność za wystawienie lub posłużenie się fakturą nierzetelną będzie zależała od celu, któremu służyło ukształtowanie współpracy, a podstawą oceny powinno być prawomocne rozstrzygnięcie co do istnienia stosunku pracy. W sprawach wątpliwych resort odsyła do wniosku o interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Składki ZUS
W zakresie ubezpieczeń społecznych decyzja PIP również działa na przyszłość. Dopóki nie stanie się wykonalna, składki rozlicza się od kwot wynikających z dotychczasowej umowy cywilnoprawnej. Gdy decyzja lub wyrok staną się prawomocne, zatrudniający ma zaledwie 7 dni na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń z tytułu stosunku pracy i od tego momentu nalicza oraz odprowadza standardowe składki pracownicze, w tym na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wniesienie odwołania od decyzji zawiesza bieg przedawnienia także w odniesieniu do należności składkowych.
Równolegle biegnie drugi tor. ZUS jest niezależny od ustaleń inspekcji pracy i może samodzielnie ustalić prawidłowy tytuł do ubezpieczeń. Nie może nakazać zmiany formy umowy, ale w wyniku kontroli może przypisać właściwy kod tytułu ubezpieczenia i wyegzekwować składki należne od stosunku pracy. Jeżeli w odrębnym postępowaniu ustali, że współpracownik nie spełniał kryteriów prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, składki staną się wymagalne także za okres wcześniejszy, w granicach pięcioletniego przedawnienia. Stanie się to jednak na podstawie decyzji ZUS, a nie samej decyzji inspektora, która w takim postępowaniu będzie silnym materiałem dowodowym.
Istotna różnica dotyczy rozliczenia składek opłaconych wcześniej. Przy umowach zlecenia ustawa przewiduje zaliczenie składek zapłaconych z tego tytułu na poczet nowych należności pracowniczych, co chroni zatrudniającego przed odsetkami. Mechanizm ten nie obejmuje jednak wprost kontraktów B2B. Płatnikiem dotychczasowych składek był sam współpracownik jako przedsiębiorca, a wobec braku tożsamości płatnika zaliczenie ich na poczet zobowiązania zatrudniającego jest wątpliwe. Przekształcenie modelu B2B rodzi więc odrębny i złożony problem rozliczeniowy, w którym współpracownik może dochodzić zwrotu nienależnie opłaconych składek, a zatrudniający zostaje obciążony składkami pracowniczymi w pełnej wysokości. Dodatkowym ryzykiem jest przyjęcie przez organ, że kwoty wypłacane na podstawie faktur stanowiły wynagrodzenie netto, co prowadzi do ubruttowienia podstawy wymiaru. Możliwość odzyskania od pracownika części składek finansowanej przez ubezpieczonego jest przy tym ograniczona.
Przykład: spółka przez dwa lata współpracowała z informatykiem na podstawie kontraktu
B2B. Inspektor wydał decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy, która stała się ostateczna. Od tego momentu spółka ma 7 dni na zgłoszenie do ubezpieczeń jako pracownika i zaczyna odprowadzać składki pracownicze. Zaległe składki za trzy lata współpracy nie stają się wymagalne na podstawie samej decyzji PIP. Mogą jednak zostać określone, jeżeli ZUS przeprowadzi własną kontrolę i wyda decyzję o innym tytule ubezpieczenia za przeszły okres.
Skutki wsteczne w trybie sądowy,
Inspektor nie musi poprzestać na decyzji administracyjnej. Zgodnie z art. 33a ust. 6 ustawy o PIP okręgowy inspektor pracy może wytoczyć powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, w szczególności gdy konieczne jest ustalenie stosunku pracy za okres wcześniejszy niż ten, który może objąć decyzja. Z punktu widzenia rozliczeń jest to scenariusz zdecydowanie najpoważniejszy.
W przeciwieństwie do decyzji prawomocny wyrok sądu może działać wstecz. Historyczna relacja zostaje wówczas przekwalifikowana na stosunek pracy jednocześnie w prawie pracy, prawie podatkowym i prawie ubezpieczeń społecznych, a zatrudniający musi zapłacić zaległe zaliczki na PIT i składki za cały okres objęty wyrokiem. Na mocy art. 201 § 1aa Ordynacji podatkowej wyrok wiąże organ podatkowy jako rozstrzygnięcie zagadnienia wstępnego, a bieg przedawnienia pozostaje zawieszony przez czas trwania sprawy. Wieloletni proces nie chroni więc przed zaległościami, lecz je kumuluje.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 5 października 2026 r.
Autor/Redaktor cyklu:
