Szanowni Państwo,
W związku z nowelizacją Ustawy o rachunkowości (dalej jako: „Ustawa”) od 01 stycznia 2022 zmieniły się zasady podpisywania dokumentów finansowych spółek handlowych tj. sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu z działalności.
Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów, przedmiotowe dokumenty powinny być podpisane w formie elektronicznej przy użyciu podpisu kwalifikowanego, elektronicznego bądź zaufanego. W przypadku spółek osobowych do podpisu zobligowani byli odpowiednio wspólnicy lub komplementariusze prowadzący sprawy spółki, natomiast w przypadku spółek kapitałowych wszyscy członkowie zarządu.
Regulacja ta była szczególnie uciążliwa dla spółek kapitałowych z udziałem kapitału zagranicznego, w których składzie zarządu zasiadali obcokrajowcy nieposiadający numeru PESEL. W przypadku wieloosobowego zarządu spółki wiązało, się to z obowiązkiem pozyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla każdego z zagranicznych członków zarządu, co generowało dodatkowe koszty i utrudnienia o charakterze organizacyjno-technicznym.
Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2022 roku nowym brzmieniem przepisów Ustawy, dokumenty finansowe mogą zostać podpisane poprzez tylko jednego członka zarządu, co niewątpliwie stanowi duże ułatwienie dla spółek z wieloosobowymi zagranicznymi zarządami.
Jednakże skorzystanie z przedmiotowej możliwości jest uwarunkowane pozyskaniem od pozostałych członków zarządu oświadczeń, o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymagań określonych w Ustawie. W związku z tym wprowadzona została ogólna zasada, zgodnie z którą podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, iż sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w Ustawie.
Oświadczenia mogą mieć formę zarówno elektroniczną jak i papierową opatrzoną własnoręcznym podpisem, przy czym wybór formy papierowej wiąże się z dodatkowym obowiązkiem po stronie jednej z podpisujących dokumenty osób, wchodzącej w skład wieloosobowego zarządu, w postaci sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów.
Odmowa złożenia przedmiotowego oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Zarówno oświadczenie, o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych w Ustawie, jak i odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
Należy podkreślić, iż przedmiotowe zmiany, nie maja charakteru bezwzględnie obowiązującego, w związku z czym nadal dopuszczalne jest podpisywanie dokumentów finansowych zgodnie z dotychczasowymi zasadami.
