W dobie powszechnej pracy zdalnej i cyfryzacji komunikacji biznesowej coraz więcej czynności związanych z zatrudnieniem jest wykonywanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Dotyczy to również sytuacji, w których pracodawca podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy z pracownikiem.
Pojawia się wówczas pytanie: czy wypowiedzenie umowy o pracę można przekazać pracownikowi e-mailem, SMS-em albo za pośrednictwem komunikatora internetowego?
Odpowiedź wymaga rozróżnienia dwóch kwestii: skuteczności oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę oraz zachowania wymaganej przez przepisy prawa formy tego oświadczenia.
Wypowiedzenie umowy o pracę – jaka forma?
Zgodnie z Kodeksem pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie.
Co do zasady oznacza to konieczność sporządzenia odpowiedniego dokumentu i opatrzenia go własnoręcznym podpisem. Przepisy przewidują jednak również możliwość złożenia oświadczenia w formie elektronicznej. Aby zachować tę formę, dokument powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Sama forma elektroniczna nie oznacza więc po prostu przesłania dokumentu e-mailem. Zwykła wiadomość e-mail, SMS czy wiadomość przesłana za pośrednictwem komunikatora internetowego nie spełnia wymogu formy pisemnej ani elektronicznej.
Czy wypowiedzenie wysłane e-mailem jest nieważne?
Brak wymaganej formy pisemnej nie oznacza jednak automatycznie, że oświadczenie pracodawcy jest nieważne lub nieskuteczne.
Jeżeli oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę dotrze do pracownika w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią, może ono wywołać skutek w postaci rozwiązania stosunku pracy. Problem polega na tym, że pracodawca nie zachował w takim przypadku wymaganej formy.
Ma to istotne znaczenie przede wszystkim w przypadku sporu sądowego. Pracownik może bowiem zakwestionować sposób rozwiązania umowy o pracę i dochodzić przed sądem pracy roszczeń związanych z niezgodnym z prawem rozwiązaniem stosunku pracy.
Jak najbezpieczniej rozwiązać umowę o pracę?
Z perspektywy pracodawcy najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje przekazanie pracownikowi pisemnego oświadczenia o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy o pracę, opatrzonego własnoręcznym podpisem.
Jeżeli dokument ma zostać przekazany elektronicznie, należy natomiast zadbać o zachowanie formy elektronicznej, czyli opatrzyć oświadczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przesłanie wypowiedzenia zwykłym e-mailem lub SMS-em może być skuteczne i doprowadzić do rozwiązania umowy, ale jednocześnie stwarza dla pracodawcy istotne ryzyko związane z niezachowaniem wymaganej formy. Z tego względu nie powinno być traktowane jako standardowy sposób składania oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 4 września 2026 r.
Autor:
Redaktor cyklu:
