Der Präsident unterzeichnete das Gesetz zur Einführung des nationalen E-Rechnungssystems ab dem 1. Februar 2026. Dies scheint die letzte Episode in der Geschichte der Einführung strukturierter Rechnungen zu sein.
Was bedeutet das für Unternehmen? Ab dem 1. Februar 2026 müssen alle Unternehmen in Polen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN strukturierte Rechnungen ausstellen. Für andere Unternehmen beginnt diese Frist zwei Monate später – am 1. April 2026. Eine Ausnahme gilt für Unternehmen mit einem monatlichen Umsatz von maximal 10.000 PLN – für sie tritt die Regelung erst 2027 in Kraft.
In der Praxis ist es ratsam, sich jetzt vorzubereiten. Wenn die größten Unternehmen das System nutzen, können sie auch ihre kleineren Auftragnehmer zum Beitritt zwingen.
Wie können Sie vermeiden, von dieser neuen Verpflichtung überrascht zu werden? Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware mit den KSeF (Nationalen Rechnungslegungsstandards und Finanzvorschriften) kompatibel ist. Falls Sie keine solche Software besitzen, können Sie die vom Finanzministerium bereitgestellten Anwendungen nutzen. Es empfiehlt sich, zunächst Testversionen zu verwenden, um sich mit den Funktionen des Systems vertraut zu machen. Überprüfen Sie anschließend die Bestimmungen Ihrer Geschäftsverträge. Möglicherweise müssen die Abläufe bei der Rechnungsstellung, -übermittlung und -zahlung angepasst werden. Prüfen Sie außerdem, ob die Dokumentenfluss-, Erfassungs- und Archivierungssysteme Ihres Unternehmens an das neue Rechnungssystem angepasst werden müssen.
KSeF verbessert zweifellos die Aufsichtsmöglichkeiten der Steuerbehörden. Für die Nutzer erhöht das System die Transparenz der Abrechnungen und verkürzt die Bearbeitungszeiten für Zahlungen und Mehrwertsteuererstattungen. Durch die Verwendung von KSeF sinkt das Fehlerrisiko bei der Rechnungsstellung, da das System die eingegebenen Daten überprüft.
Bis 2030 sollen strukturierte Rechnungen in der gesamten Europäischen Union Standard werden. Indem wir sie jetzt einführen, sind wir für die Änderungen gerüstet, die für Unternehmen in der gesamten EU gelten werden.
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Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 15. September 2025.
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