Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. Zdaje się, że jest to ostatni epizod historii wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych.
Co to oznacza dla przedsiębiorców? Od 1 lutego 2026 roku wszystkie firmy w Polsce osiągające obrót ponad 200 mln złotych będą zobowiązane wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dla pozostałych przedsiębiorców termin ten rozpocznie się dwa miesiące później – 1 kwietnia 2026 r. Preferencją objęci zostali jedynie przedsiębiorcy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł – u nich obowiązek ten powstanie dopiero w 2027 r.
W praktyce dobrze być przygotowanym już teraz. Jeżeli z systemu będą korzystać największe podmioty, będą mogły wymuszać też przystąpienie do niego swoich mniejszych kontrahentów.
Co zrobić, żeby nie zostać zaskoczonym nowym obowiązkiem? W pierwszej kolejności należy zadbać, by używane przez nas oprogramowanie księgowe było kompatybilne z KSeF. Jeżeli nie posiadamy takiego oprogramowania możemy korzystać z aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Warto przy tym wcześniej skorzystać z wersji testowych, by zapoznać się z funkcjonowanie systemu. Po drugie należy sprawdzić zapisy naszych umów biznesowych. Może okazać się, że kwestie dotyczące wystawiania, przesyłania i płatności za faktury będą wymagały zmiany. Należy też sprawdzić czy system obiegu dokumentów, ewidencjonowania i archiwizacji stosowany w naszej organizacji nie wymaga dostosowania do nowego sytemu fakturowania.
KSeF niewątpliwie zwiększa możliwości nadzorcze fiskusa. Po stronie użytkowników korzystanie z systemu spowoduje natomiast zwiększenie transparentności rozliczeń, skróci czas otrzymania zapłaty oraz zwrotu VAT. Korzystanie z KSeF zmniejszy ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu faktur, gdyż system będzie weryfikował wprowadzane dane.
Faktury ustrukturyzowane mają stać się standardem w całej Unii Europejskiej do 2030 r. Wdrażając je już teraz będziemy gotowi na zmiany, które będą obowiązywać przedsiębiorców w całej UE.
Więcej na ten temat:
- Co dalej z KSeF?
- KSeF dla podmiotów zagranicznych
- KSeF a należyta staranność VAT
- Korzyści z KSeF
- Krajowy System e-Faktur
- Moda na KSeF odcinek 2378
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 15 września 2025 r.
Autor/Redaktor cyklu:
